業務の可視化とは｜パソコン作業を測って見える化する

この記事は、社内の仕事がどこに時間を取られているか分からず、改善やAI化の候補を決めかねている経営者や部門の責任者が、業務の可視化の考え方とやり方を知るための記事です。

業務の可視化とは、だれが、どの仕事に、どれだけ時間を使っているかを、数字や図で目に見える形にすることです。やり方は聞き取り・作業日報・パソコンの作業の記録の3つで、パソコンの作業を2週間ほど記録すると、聞き取りでは抜けやすい短い作業まで見えてきます。測る前に、取るもの・見る人・消し方を決めて担当者に説明することが、可視化をうまく進めるいちばんの条件です。

先に、この記事の要点を4つにまとめます。

1. 業務の可視化は、改善の候補を記録で選ぶための準備です。勘で選ぶと、時間のかかっていない作業を直してしまうことがあります
2. やり方は3つあります。聞き取り・作業日報・パソコンの作業の記録を、目的に合わせて組み合わせます
3. 測る期間は2週間ほどが目安です。月末や締めの日を含めます
4. 測る前の説明が大事です。取るもの・見る人・消し方を決め、結果は個人の評価に使わないことを伝えます

業務の可視化とは

業務の可視化とは、だれが、どの仕事に、どれだけ時間を使っているかを、数字や図で目に見える形にすることです。「見える化」とも呼ばれます。

ふだんの仕事は、本人にとっても周りの人にとっても、細かい中身までは見えていません。「毎日忙しい」ことは分かっていても、そのうち何分がくり返しの入力で、何分がお客様とのやり取りなのかは、測ってみないと分かりません。可視化で分かることを表にまとめます。

業務の可視化が必要になる理由

業務の可視化が必要になるのは、改善やAI化の候補を勘で選ぶと、時間のかかっていない作業を直してしまうことがあるからです。

もう1つの理由は、仕事が一人の人に集まっていても、外からは見えにくいことです。その人が得意で、手早くこなしているほど、周りは負担の大きさに気づきません。本人にとっても、毎日の作業は当たり前になっていて、「どれくらい時間を使っているか」を聞かれても答えにくいものです。仕事が一人の人にしか分からない状態を「属人化（ぞくじんか）」と呼びますが、その多くは、本人が頼りにされてきた結果です。可視化は、その頼もしさの裏に隠れている負担を、責めずに見えるようにするための作業です。属人化の意味と原因、解消の考え方は、属人化とは｜意味・原因と、仕事を止めない解消の考え方にまとめています。

業務の可視化の3つのやり方

業務の可視化のやり方は、聞き取り・作業日報・パソコンの作業の記録の3つに分けられます。

3つには、それぞれ得意な所と苦手な所があります。事務の仕事が中心なら、パソコンの作業の記録で全体の時間をつかみ、聞き取りで「なぜその作業をしているのか」を補う組み合わせが使いやすいです。お客様との口頭のやり取りや紙の書類、現場での作業が多い仕事では、作業日報を組み合わせます。

パソコンの作業を測って見える化する手順

パソコンの作業を測って見える化する手順は、次の7つです。

手順1〜3：始める前に決めて、説明する

測る前の準備が、可視化でいちばん大事な部分です。目的は「一人に集まっている手間を見つけて、分けるため」のように、担当者にとっての意味が分かる言葉で書きます。決める中身は、次の章の表にまとめています。

担当者への説明は、口で伝えるだけでなく、書面にして渡します。たとえば、次のような文面です。

これから2週間、経理と営業事務の5名のパソコンで、どのアプリや画面を何分使ったかを記録します。目的は、くり返しの作業に使っている時間を見つけ、一人に集まっている手間を分けることです。結果は作業ごとにまとめ、個人の評価や順位づけには使いません。記録を見るのは測る担当者と部門の責任者だけで、集計が終わった後、元の記録は決めた日に消します。分からないことや、記録してほしくない時間があれば、測る担当者に相談してください。

説明のあとで質問を受ける時間を取り、出た質問と答えも記録に残します。同じ質問が何度も出る場合は、説明の文面に書き足します。

測る対象には、経営者や責任者自身も入れると、担当者の不安がやわらぎます。「自分たちだけが見られている」という受け取り方を防げるからです。

手順4：2週間ほど記録する

測る期間は2週間ほどが目安です。1日や2日だけだと、たまたま忙しかった日の影響を受けます。2週間あれば、毎日の作業と週に1回の作業の両方が見えます。請求や締めのように月に1回の山がある仕事は、その日を期間に含めます。

手順5〜6：集計して、本人と読み解く

記録は、そのままではアプリや画面の名前が並ぶだけです。これを「受注の入力」「請求書の作成」のような仕事の単位にまとめます。そのうえで、本人に「この時間は何をしていましたか」と確かめます。記録には出ない口頭のやり取りや打ち合わせ、紙の書類の確かめも、このときに聞き取ります。

手順7：候補を選び、前後を比べる

AIで減らせる手間の例は、業務効率化のアイデア20選｜AIで減らせる手間に並べています。候補を選ぶときの参考になります。

候補を選んで改善やAI化を進めたら、同じ測り方でもう一度測り、前の月と比べます。測り方を変えると比べられなくなるため、最初に決めた測り方を続けます。効果の見方はAI開発の効果測定｜導入後に見る指標でも扱っています。

測る前に決めて説明すること

パソコンの作業を記録するときは、取るもの・見る人・消し方の3つを先に決めて、担当者に説明します。説明をせずに始めると、「監視されている」と受け取られ、可視化の目的が伝わらなくなります。

社員の作業を記録することについて、個人情報保護委員会は「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&A（Q5-7）で、従業者のモニタリングを行う際の留意点を示しています。モニタリングの目的をあらかじめ特定して社内規程などに定め、従業者に明示すること、実施の責任者と権限を定めること、実施のルールを決めて関係者に知らせること、ルールどおりに行われているかを確かめることの4つです。あわせて、重要な事項を決めるときは労働組合などに事前に通知し、必要に応じて協議することや、決めた内容を従業者に周知することが望ましいとしています（出典1）。

結果は作業ごとにまとめ、個人の順位づけには使いません。 可視化の結果で人を比べ始めると、次から正直な記録が取れなくなります。集計の表は、人ごとではなく作業ごとに作るのが基本です。

見える化した結果の例

当社が作った見本で、見える化した結果の形を示します。ある事務担当の1日を測ると、次のようになりました（作り話のデータで作った見本です）。

この見本では、くり返しの手作業が1日に94分あり、AIに任せた後は23分になると見立てました（当社の見立てです）。人が確かめる作業は残るため、ゼロにはしません。このように、作業ごとの時間と、くり返しかどうかを並べると、どこから手をつけるかを決めやすくなります。

可視化した結果の見せ方

集計した結果は、社内で共有するときの見せ方で伝わり方が変わります。次の3つの形を使い分けると、読む人が迷いにくくなります。

1. 作業ごとの時間の棒グラフ：どの作業に時間がかかっているかを、長い順に並べて見せます。改善の候補を選ぶ場で使います
2. 1日の流れの図：朝から夕方までに、どの作業をどの順番でしているかを帯の形で見せます。待ち時間や、同じ画面を何度も開いている所が分かります
3. 前の月との比べ：改善やAI化を進めた後に、作業ごとの時間が前の月からどれだけ変わったかを並べます。続けるか、直すかを決める場で使います

どの形でも、人の名前ではなく作業の名前で並べます。担当者が1人しかいない作業でも、「受注の入力」のように仕事の名前で表すと、人を比べる話になりにくくなります。

可視化でよくあるつまずき

可視化の結果をAI化につなげる

可視化の結果から、AIに任せる候補を選ぶときは、次の3つを見ます。

1. くり返しが多いか：毎日か毎週、同じ形でくり返す作業か
2. 手順が決まっているか：だれがやっても同じ手順で進められるか
3. 結果を確かめやすいか：AIが進めた結果を、人が短い時間で確かめられるか

3つがそろう作業から、得意な人のやり方を本人と一緒に手順書にして、くり返しの部分をAIエージェント（決められた手順に沿って、作業を順に進めるAI）に任せます。お客様への送信や金額の確定など大事なところは、人が確かめてから進めます。仕事の流れの整理のしかたは、自動化の前に｜業務フローの整理と棚卸し手順にまとめています。記録やデータをAIに渡すときの扱いは、AI開発のセキュリティ｜発注前に確認すべきデータの扱い・学習利用・保管場所で確かめる点を整理しています。

当社も、自社のサイトをAIを使って開発・運用しています（500ページ超・記事600本超、2026年11月に数え直し）。記事の予約公開から本番への反映までの作業は、手順を決めたうえで自動にしています。自社での実証は自社サイトの事例にまとめています。

当社に頼む場合

当社の業務改善AIは、パソコンの作業を2週間ほど記録して測るところから始めます。始める前に、取るもの・見る人・消し方を貴社と決めて、担当者への説明の文面も一緒に作ります。そのうえで、得意な人のやり方を本人と一緒に手順書にし、くり返しの手間をAIエージェントが進めます。大事なところは人が確かめ、毎月、前の月と比べて減った時間を見て、手順を直したり足したりします。

料金は、一緒に作る形が月額300,000円（税抜・最低3か月、以降1か月単位）です。AIの利用料（AIの作業にかかる費用）は実費で、月額とは別にかかります。開発を任せる形（AI開発）は個別にお見積もりし、お見積もりに合意したあとの追加請求はしません。詳しくは業務改善AIにまとめています。

相談のときに伝えるとよいこと

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出典

確認日はいずれも2026-11-15です。

1. 個人情報保護委員会「「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&A」（2026年10月30日更新）（確認日：2026-11-15）。Q5-7：従業者を対象とするビデオやオンライン等による監視（モニタリング）を実施する際の留意点として、目的をあらかじめ特定して社内規程等に定め従業者に明示すること、責任者と権限を定めること、実施のルールを策定して関係者に周知すること、適正に実施されているかを確認することを挙げ、重要事項を定めるときは労働組合等に事前に通知し必要に応じて協議すること、定めた事項を従業者に周知することが望ましいとしている