この記事は、「この仕事はあの人にしか分からない」という状態に不安を感じている経営者や部門の責任者が、担当者の退職や休みで止まる仕事を見つけ、守る順番を決めるための記事です。
属人化のリスクとは、仕事を一人しか分からないために、その人の退職・病気・休み・繁忙で仕事が止まったり、質が落ちたりするおそれのことです。止まる仕事は5つの問いで見つけ、止まったときの影響の大きさと代わりのいなさで守る順番を決めます。守り方は、書き残す・二人目を育てる・くり返しの作業をAIに任せる、の3つです。
先に、この記事の要点を4つにまとめます。
- 属人化のリスクは、担当者の落ち度ではありません。頼りにされてきた結果、一人で回す形になった仕事の持ち方の問題です
- 人は辞めるし、休みます。休みが取りやすくなること自体は良い変化で、そのときに止まらない形にしておくことが大事です
- 止まる仕事は5つの問いで見つけます。影響の大きさと代わりのいなさで、守る順番を決めます
- 守り方は3つです。書き残す、二人目を育てる、くり返しの作業をAIに任せる、のどれも本人と一緒に進めます
属人化のリスクとは
属人化のリスクとは、その仕事を一人しか分からないために、その人がいないときに仕事が止まったり、質が落ちたりするおそれのことです。属人化（ぞくじんか）は、仕事のやり方や判断が特定の人にしか分からない状態を指します。
属人化は、多くの場合、その人が仕事をよく知り、頼りにされてきた結果として生まれます。だれかが怠けたからでも、会社の管理が悪いからでもありません。ただ、その頼もしさの裏で、本人に負担が集まり、本人がいないと回らない形ができあがっていきます。リスクの種類を表にまとめます。
| きっかけ | 起きること | 例 |
|---|---|---|
| 退職 | 手順や判断の基準が、本人と一緒に会社からなくなる | 取引先ごとの値決めの理由が分からなくなる |
| 病気・けが | 予定外の休みで、期限のある仕事が止まる | 月末の請求書が出せない |
| 育児・介護の休み | 長い休みのあいだ、仕事を代わりに回す人がいない | 受注の入力が滞り、出荷が遅れる |
| 繁忙・兼務 | 本人に仕事が集まりすぎて、確かめが手薄になる | 入力の誤りが増える |
| 異動 | 新しい部署でも前の仕事の質問が続く | 前の担当に何度も問い合わせが来る |
| 本人の負担 | 休めない、相談できる人がいない | 長く休みを取れないまま働き続ける |
人が辞める・休むのは、どの会社でも起きること
属人化のリスクを考えるときは、「人は辞めるし、休む」ことを前提にします。厚生労働省の最新の統計をまとめます。
| 調べたこと | 数字 | 出典 |
|---|---|---|
| 1年間の離職率（2025年） | 13.7%（離職者は約705万人） | 厚生労働省「令和7年 雇用動向調査」 |
| うち個人的な理由による離職率 | 10.2% | 同上 |
| 年次有給休暇の取得率（2024年） | 66.9%（1人平均12.1日） | 厚生労働省「令和7年 就労条件総合調査」 |
| 男性の育児休業の取得率 | 50.9%（前回40.5%） | 厚生労働省「令和7年度 雇用均等基本調査」 |
| 女性の育児休業の取得率 | 88.3% | 同上 |
出典：厚生労働省「令和7年 雇用動向調査」（2026年8月31日公表、出典1）、厚生労働省「令和7年 就労条件総合調査」（出典2）、厚生労働省「令和7年度 雇用均等基本調査」（出典3）。
雇用動向調査は、常用労働者5人以上の事業所を対象にした調査です。1年間で、年の初めにいた人の13.7%にあたる人数が離職しています（出典1）。年次有給休暇は、1人平均で年に12.1日取得されていて、取得率は昭和59年以降で最も高くなりました（出典2）。男性の育児休業の取得率は50.9%で、調査を始めてから初めて5割を超えました（出典3）。
休みが取りやすくなっているのは、働く人にとっても会社にとっても良い変化です。大事なのは、だれかが休んだ日や、長い休みに入った期間に、仕事が止まらない形にしておくことです。一人に任せきりの仕事は、その人が年に12日ほど休むだけでも、その日ごとに止まるおそれがあります。
止まる仕事の見つけ方｜5つの問い
止まる仕事は、担当者ごとに次の5つの問いを当てはめて見つけます。
| 問い | 「はい」「いいえ」が示すこと |
|---|---|
| 1. その人が1週間いないと、止まる仕事があるか | 「はい」なら、代わりがいない仕事がある |
| 2. その仕事の手順は、どこかに書いてあるか | 「いいえ」なら、やり方が本人の頭の中にしかない |
| 3. その人に確かめないと進まない判断があるか | 「はい」なら、判断の基準が書き残されていない |
| 4. パスワードや取引先の連絡先を、その人しか持っていないか | 「はい」なら、本人がいないと作業そのものが始められない |
| 5. その人が休んだ日に、だれかが代わりに回したことがあるか | 「いいえ」なら、代わりの人が回せるか分からない |
リスクの高い答え（1・3・4は「はい」、2・5は「いいえ」）が多い仕事ほど、止まるおそれが大きいと考えます。問いは本人と一緒に確かめます。本人にとっても、自分の仕事の負担の大きさを周りに伝える機会になります。
守る順番の決め方
見つけた仕事を全部一度に守ろうとすると、本人の負担がかえって増えます。止まったときの影響の大きさと、代わりのいなさの2つで、守る順番を決めます。
| 代わりがいない | 代わりが一部いる | 代わりがいる | |
|---|---|---|---|
| 止まると外に影響が出る（お客様・取引先・お金） | 最優先 | 優先 | 確かめておく |
| 止まると社内が困る | 優先 | 確かめておく | 様子を見る |
| しばらく止まっても困らない | 確かめておく | 様子を見る | 様子を見る |
請求や支払い、受注、出荷の手配のように、止まるとお客様や取引先、お金の流れに影響が出る仕事で、代わりがいないものが最優先です。
たとえば、経理の担当者が1人で請求書の発行と支払いの手配をしている場合、どちらも「止まると外に影響が出る」「代わりがいない」に当てはまるため、最優先になります。一方で、社内の会議の議事録づくりは、担当者が1人でも、しばらく止まって困る人は少ないため、後回しにできます。このように、仕事ごとに表のどこに入るかを決めると、限られた時間をどこに使うかがはっきりします。
属人化のリスクの守り方｜3つの方法
守り方は、書き残す・二人目を育てる・くり返しの作業をAIに任せる、の3つです。
| 守り方 | やること | 守れるリスク | 気をつけること |
|---|---|---|---|
| 書き残す | 手順・判断の目安・例外・連絡先・パスワードの管理場所を書く | 退職、予定外の休み | パスワードそのものは書かず、管理の場所と手順を書く |
| 二人目を育てる | 本人が休む日に、二人目が回してみる | 長い休み、繁忙 | 二人目の時間も確保する |
| AIに任せる | くり返しの作業を、手順に沿ってAIが進める | 繁忙、予定外の休み | 大事なところは人が確かめる |
方法1：書き残す
手順だけでなく、「なぜそうするか」の判断の目安も書き残します。書き方の例です。
- 手順：作業の順番と、画面の写し
- 判断の目安：どこを見て、どう決めているか
- 例外の一覧：取引先ごとの決まりや、手順どおりに進まない場面の対応
- 連絡先：取引先の担当者、システムの問い合わせ先
- 管理の場所：パスワードの管理の場所と、使い方の手順
書き出す作業は、本人の時間を使います。業務時間の中に予定として入れ、本人だけに任せず、聞き手を1人つけると進みやすくなります。仕事の洗い出しのしかたは、自動化の前に｜業務フローの整理と棚卸し手順にまとめています。
方法2：二人目を育てる
書き残した手順書を使って、二人目の担当が実際に仕事を回してみます。いちばん良い練習の機会は、本人が休む日です。本人がいない日に二人目が回し、困った所を次の日に本人と一緒に手順書に書き足します。
| いつ | 二人目がすること | 本人がすること |
|---|---|---|
| 休みの前の日 | 手順書を読み、分からない所を聞いておく | 当日に来そうな連絡や、急ぎの仕事を伝える |
| 休みの日 | 手順書どおりに仕事を回し、困った所と判断に迷った所を書き留める | 休む（連絡は急ぎのときだけにする） |
| 休みの次の日 | 書き留めた所を本人に伝える | 手順書と判断の目安に書き足す |
| 次の休み | 書き足した手順書で、もう一度回す | 仕上がりを確かめる |
この練習を何回かくり返すと、手順書の抜けが埋まり、二人目も自信を持って回せるようになります。本人にとっても、休みの日に連絡が来ない状態に近づきます。二人目の担当には、練習のための時間を業務の予定として確保します。
方法3：くり返しの作業をAIに任せる
手順が決まったくり返しの作業は、AIエージェント（決められた手順に沿って、作業を順に進めるAI）に任せられます。担当者が休んだ日も作業が進み、本人は判断の要る仕事に時間を使えます。お客様への送信や金額の確定など大事なところは、人が確かめてから進めます。
当社が作った見本では、ある事務担当の1日を測ると、受注入力45分・請求の転記27分・経費の入力22分で、くり返しの手作業が合わせて94分ありました。AIに任せた後は23分になると見立てています（作り話のデータで作った見本での、当社の見立てです）。くり返しの作業が減るぶん、二人目に教える時間も取りやすくなります。
書き残した手順や記録をAIで探せるようにすると、「あの人に聞かないと分からない」質問も減らせます。仕組みの作り方は、社内AI（RAG）構築の費用と手順｜ナレッジAI導入の発注ガイド2026で扱っています。AIの仕組みを止めないための備えは、AI開発の運用体制｜止めない設計と監視にまとめています。
属人化のリスクについての、よくある思い込み
| よくある思い込み | 実際 |
|---|---|
| ベテランだから、急に辞めたり休んだりしない | 病気やけが、家族の介護など、予定外の休みはだれにでも起きる |
| 手順書があるから大丈夫 | 手順書が古い、判断の目安が書いていない、例外が抜けている、ということが多い |
| 隣の席の人が見ているから代われる | 見ていることと、一人で回せることは違う。実際に回してみないと分からない |
| 属人化を減らすと、本人のやる気が下がる | 目的と本人の名前を残すことを伝えれば、負担が減ることを歓迎されることが多い |
退職が決まったときの引き継ぎチェックリスト
ふだんから書き残しておくのが基本ですが、退職が決まったときは、次の項目を本人と一緒に確かめます。
- 止まると困る仕事の一覧を作り、影響の大きい順に並べた
- 各仕事の手順と判断の目安が書き残されている
- 取引先ごとの決まりや例外が、一覧になっている
- システムの設定、パスワードの管理の場所、問い合わせ先が分かる
- 月に1回や年に1回しかない仕事（締め、更新、届け出など）も一覧に入っている
- 引き継ぐ相手が、本人がいるあいだに一度、仕事を実際に回した
- 退職後に質問が出たときの扱いを、本人と決めてある
月に1回や年に1回しかない仕事は、引き継ぎの期間中に一度も来ないことがあります。一覧に入れ、手順を先に書いてもらいます。
本人を責めずに進めるために
属人化のリスクを減らす取り組みは、進め方によっては、担当者に「自分の仕事を取り上げられる」「自分が問題だと言われている」と受け取られます。始めるときは、次のことを言葉にして伝えます。
- 仕事が一人に集まったのは、その人が頼りにされてきたからであること
- 目的は、本人が安心して休めるようにし、負担を分けることであること
- 書き残した手順や判断の目安には、本人の名前を残すこと
- 判断が要る仕事は、これからも本人の得意として任せること
得意な人の得意を、一人の重荷にしない。属人化のリスクを減らす取り組みは、そのための作業です。
当社に頼む場合
当社の業務改善AIは、パソコンの作業を2週間ほど記録して測り、得意な人のやり方を本人と一緒に手順書にし、くり返しの手間をAIエージェントが進める形で進めます。大事なところは人が確かめ、毎月、前の月と比べて減った時間を見て、手順を直したり足したりします。
料金は、一緒に作る形が月額300,000円（税抜・最低3か月、以降1か月単位）です。AIの利用料（AIの作業にかかる費用）は実費で、月額とは別にかかります。開発を任せる形（AI開発）は個別にお見積もりし、お見積もりに合意したあとの追加請求はしません。詳しくは業務改善AIにまとめています。
相談のときに伝えるとよいこと
| 伝えること | 例 | 何に使うか |
|---|---|---|
| 一人しか分からない仕事 | 経理の月次の締め、受発注の入力 | 守る順番の決め方 |
| 担当者の状況 | 1名で10年以上、来年に長い休みの予定 | 書き残す期間の見当 |
| 止まったときに困ること | 請求書が出せない、出荷が遅れる | 影響の大きさの見当 |
| 今ある記録 | 古い手順書、Excelのメモ | 書き残す作業の量の見当 |
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出典
確認日はいずれも2026-11-15です。
- 厚生労働省「令和7（2025）年雇用動向調査結果の概況」（2026年8月31日公表）（確認日：2026-11-15）。常用労働者5人以上の事業所が対象。2025年1年間の入職率14.7%、離職率13.7%（前年より0.5ポイント低下）、離職者数7,052.6千人。「個人的理由」（結婚・出産・育児・介護・看護・その他の個人的理由の合計）による離職率は10.2%
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- 厚生労働省「令和7年度雇用均等基本調査」事業所調査 結果概要（確認日：2026-11-15）。2023年10月1日から2024年9月30日までに配偶者が出産した男性のうち、2025年10月1日までに育児休業（産後パパ育休を含む）を開始した者の割合は50.9%（前回40.5%）。在職中に出産した女性の育児休業取得率は88.3%（前回86.6%）