属人化の解消方法｜5つの段階で進める手順

属人化の解消は、①測る、②書き出す、③手順にする、④分ける、⑤AIに任せる、の5つの段階で進めます。いきなり担当者にマニュアルを作らせたり、担当を急に替えたりせず、得意な人の負担を増やさない順番で進めることが、途中で止めないための要です。

この記事は、社内の「あの人にしか分からない仕事」を、会社で受け継げる形にしたい経営者・管理職の方に向けて、属人化の解消方法を段階ごとにまとめたものです。属人化そのものの意味や原因ではなく、実際にどう進めるかを中心に書きます。

属人化の解消とは

属人化の解消とは、特定の人にしか分からない仕事のやり方や判断の基準を、ほかの人やAIも使える形にして、その人がいなくても仕事が止まらない状態にすることです。「脱属人化」とも呼ばれます。

得意な人の仕事を取り上げることではありません。得意な人の判断や工夫は残し、くり返しの手間と、書き出せるやり方だけを会社で受け継ぐのが、解消のねらいです。

段階を踏む理由は、教える側の余裕が多くないからです。厚生労働省の「令和7年度 能力開発基本調査」では、能力開発や人材育成に何らかの問題があるとした事業所は80.1%で、問題の内訳は「指導する人材が不足している」が59.5%、「人材育成を行う時間がない」が45.5%でした。忙しい得意な人に「時間を作って書いてください」と頼むやり方は、続きにくいのです。

5つの段階の全体像

大事なのは、段階1から順に進めることです。 段階5のAIから始めると、やり方が書き出されていないため、AIに何を任せればよいかが決まりません。

最初の3か月の流れの例

1つの仕事に絞って進めた場合の流れの例です。例外の多さや、つなぐシステムの数によって前後します。

4か月目からは、手順を直しながら、2つ目の仕事に広げていきます。

得意な人への声のかけ方

解消の成否は、最初の声のかけ方で大きく変わります。得意な人を責めず、頼りにしていることが伝わる言い方を選びます。

段階1：測る

最初に、仕事の中身と時間を見えるようにします。聞き取りだけだと、本人も気づいていない細かい作業が抜けやすいため、パソコンの作業を2週間ほど記録すると、実際の手間がつかめます。

記録の前に決めて、説明すること

記録は、社員の方の不安につながりやすい取り組みです。始める前に、次の3つを決めて説明します。

1. 取るもの：使ったソフトの名前や作業の時間など。キー入力の中身やメールの本文は取らない
2. 見る人：記録を見るのは進める担当者だけ、のように範囲を決める
3. 消し方：いつ、どう消すかを決める

目的は人を評価することではなく、手間を見つけて減らすことだと、言葉にして伝えます。 業務の流れを整理する手順は自動化の前に｜業務フローの整理と棚卸し手順にもまとめています。

測った結果の見本

当社が作る「AI化の候補レポート」の見本を、作り話のデータで作りました。ある事務担当の1日を記録した、という想定です。

この見本では、くり返しの手作業が1日94分あり、AIに任せた後は23分になる、というのが当社の見立てです（作り話のデータで作った見本で、実際の結果ではありません）。このように数字で並べると、どの仕事から手をつけるかを、話し合いで決めやすくなります。

段階2：書き出す

次に、得意な人のやり方を書き出します。ここでの要は、本人に書かせず、聞き手が書くことです。得意な人には、ふだんどおりに作業を見せてもらい、合間に質問に答えてもらいます。

「なんとなく」「経験で」という答えが返ってきたら、最近あった具体的な例を1つ挙げてもらいます。 例を聞くと、本人も気づいていなかった判断の基準が言葉になりやすくなります。聞き取りは録音して文字起こしをしておくと、あとで書き直すときに役立ちます。

段階3：手順にする

書き出したものを、ほかの人が読んで同じように進められる手順にします。手順書には次の項目を入れます。

1. 作業の名前と、始まり・終わり
2. 使うソフトとファイルの置き場所
3. 作業の順番（1つの文に1つの動作）
4. 判断の分かれ目と、そのときの基準
5. 例外の一覧と、それぞれの扱い方
6. 出す前に確かめること
7. 分からないときに聞く先と、手順書を直す人

判断の分かれ目は、文章だけで書くより、表にすると読み違いが減ります。受注の入力を例にすると、次のような形です。

書いたら、得意な人に読んでもらい、違う所を直してもらいます。そのあと、その仕事をしたことのない人に手順書だけで試してもらうと、抜けている所が見つかります。

段階4：分ける

手順になったら、仕事の中身を「人に残すもの」と「任せるもの」に分けます。分け方の目安は次のとおりです。

得意な人の価値は守り、くり返しの手間だけを分けます。 分ける話し合いには、得意な人にも入ってもらいます。どこが難しく、どこが単純な作業かを一番よく知っているのは本人だからです。

段階5：AIに任せる

最後に、くり返しの手間をAIや仕組みに任せます。最近は、AIエージェント（指示を受けて、画面の操作や書類づくりを順に進めるAI）を使って、手順書に沿った作業を進めることもできるようになりました。

ただし、道具を入れるだけでは仕事は変わりません。総務省の「令和8年版 情報通信白書」では、生成AIを使った業務の見直しについて「組織的な取組はない」と答えた企業が、回答した日本の企業の27.0%ありました。手順にして、分けて、毎月確かめる、という流れがあって初めて、AIに任せた分の時間が仕事の中で生きてきます。

任せたあとは、次の流れをくり返します。

1. AIが手順に沿って作業を進める
2. 大事なところ（送信・金額の確定など）は人が確かめてから進める
3. 毎月、前の月と比べて減った時間と、直した件数を確かめる
4. 手順が古くなっていれば直し、任せられる作業を足す

AIに任せられる作業の範囲はAIエージェント開発｜作れるものと限界に、導入後の測り方はAI開発の効果測定｜導入後に見る指標にまとめています。

人数の少ない会社で進めるとき

社員の数が少なく、その仕事を知っている人が1人しかいない会社では、聞き手を社内で立てにくいことがあります。その場合は、次の工夫で進められます。

• 聞き手を社外に頼む：社内に余裕がなければ、聞き取りと書き出しを外部に任せ、社内の方は確かめる役に回る
• 録音と画面の記録を使う：得意な人がふだんどおりに作業する様子を、画面の記録と声で残し、あとから書き起こす
• 1回の聞き取りを短くする：まとまった時間をとらず、作業の合間に短く何度か聞く
• 確かめる人を決める：手順書を試す人が社内にいなければ、経営者や別の部署の人が読んで、分からない所に印をつける

人数が少ない会社ほど、一人が休んだときの影響は大きくなります。最初の1つは小さな仕事でよいので、止まると困る仕事から始めます。

やってはいけないこと

進み具合を確かめるチェックリスト

毎月、次の項目を確かめると、解消が進んでいるかが分かります。

• その人が休んだ日に、仕事が止まらずに回ったか
• 休暇中のその人に届いた質問は減ったか
• 手順書は、この1か月で直されたか
• その仕事をできる人は増えたか
• くり返しの手作業の時間は、前の月より減ったか
• AIや仕組みに任せた作業で、人が直した件数はどれくらいか

すべてに「はい」と言えなくても構いません。前の月より1つでも良くなっていれば、解消は進んでいます。反対に、直した件数が増えている作業は、手順の書き方か、任せる範囲を見直す合図です。

当社も、自社のサイト（500ページ超・記事600本超）をAIを使って開発・運用しています。書き方の決まりを文章にしてAIに渡し、AIの下書きは公開前の検査と人の確認を通してから出しています。やり方を文章にしておくと、担当が替わっても同じ質で進めやすくなります。 仕組みは自社サイトをAIで開発・運用した記録で公開しています。

当社に頼む場合

当社の業務改善AIは、この5つの段階を毎月くり返す形です。パソコンの作業を2週間ほど記録して測り、得意な人のやり方を本人と一緒に手順書にし、くり返しの手間をAIエージェントが進めます。大事なところは人が確かめ、毎月、前の月と比べて減った時間を見て、直す・足すを続けます。

社内の方と一緒に作る形は月300,000円（税抜、最低3か月・以降1か月単位）で、AIの利用料（AIの作業にかかる費用）は実費で、月額とは別にかかります。開発ごと任せる場合（AI開発）は、要件を整理してから個別にお見積もりします。進め方と納品物は業務改善AIのページにまとめています。

相談のときに伝えるとよいこと

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• 属人化とは｜意味・原因と、仕事を止めない解消の考え方
• 手順書の作り方｜ベテランのやり方を書き出す7ステップ

出典

確認日はいずれも2026-11-15です。

1. 厚生労働省「令和7年度「能力開発基本調査」の結果を公表します」（2026年7月31日公表）と「調査結果の概要」。能力開発や人材育成に関して何らかの問題があるとする事業所80.1%、問題点の内訳「指導する人材が不足している」59.5%、「人材育成を行う時間がない」45.5%
2. 総務省「令和8年版 情報通信白書（組織的な取組状況）」。生成AI活用による業務変革等について「組織的な取組はない」と回答した日本の企業27.0%