業務効率化のアイデアは、「毎日か毎週くり返す」「手順がほぼ決まっている」「パソコンの中で終わる」の3つがそろう手間から選ぶと、効果が出やすくなります。 この記事では、営業・経理・総務人事・受発注・社内全体の5部門に分けて、AIで減らせる手間を20個まとめました。いきなり全部を始めず、2週間ほど測って1つ選び、小さく試して減った時間を比べる順番で進めます。
この記事は、「AIで何か効率化できないか」と考えている経営者や部門の責任者が、自社で試す候補を選ぶための記事です。当社の業務改善AIの内容は業務改善AIにまとめています。
業務効率化とは
業務効率化とは、仕事の結果は変えずに、そこにかかる時間や手間を減らすことです。売上を増やす取り組みとは違い、同じ結果を、より少ない時間で出せるようにすることがねらいです。
生成AI（文章や表を作れるAI）が広まり、効率化の手段は増えています。総務省の白書では、何らかの業務で生成AIを使っていると答えた日本企業は86.4%でした（活用の方針を「わからない」と答えた会社を除いた割合）。生成AIの活用で生じうる影響として最も多く挙がったのは「作業時間の短縮などによる業務の効率化」で、61.6%です。業務の種類では「議事録・メール作成補助」での活用が約7割と最も多く、次に「営業・販売」が約6割、「社内ヘルプデスク」が約5割でした（出典：総務省『令和8年版 情報通信白書』）。
AIを使い始めた会社は多くなりました。これからは、「どの手間を、どの順番で減らすか」で差がつく段階です。
アイデアを選ぶ前の3つの目安
20個のアイデアを見る前に、自社の手間がAIに向くかどうかを見分ける目安を押さえておきます。
| 目安 | なぜ効きやすいか | 当てはまらない例 |
|---|---|---|
| 毎日か毎週くり返す | 1回の短縮が積み上がる | 年に1回の決算の特別な処理 |
| 手順がほぼ決まっている | AIに渡す手順書が書ける | その場の交渉で中身が変わる商談 |
| パソコンの中で終わる | 画面上の情報だけで進められる | 倉庫での検品や現場の立ち会い |
3つがそろう作業ほど、AIで減らしやすくなります。 2つしか当てはまらない作業でも、当てはまる部分だけを切り出せば対象にできます。たとえば検品そのものは現場の仕事ですが、検品の結果を表にまとめて報告する部分はパソコンの中で終わります。
部門別 業務効率化のアイデア20選
部門ごとに、よくある手間と、AIでの減らし方、人が確かめる所をまとめました。どのアイデアも、AIが下書きや照合を進め、人が確かめて確定する形を前提にしています。
| No | 部門 | 今の手間 | AIでの減らし方 | 人が確かめる所 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 営業 | 商談のメモから議事録とお礼の連絡を書く | 録音やメモから、議事録と次の連絡の下書きを作る | 送る前の文面と、約束した内容 |
| 2 | 営業 | 見積書を一から作る | 過去の見積と単価表から下書きを作る | 金額・値引き・納期 |
| 3 | 営業 | 顧客リストの重複や表記のゆれを直す | 社名や住所の表記をそろえ、重複の候補を出す | まとめてよいかの判断 |
| 4 | 営業 | 提案書を毎回組み立て直す | 提案書の型に、顧客の情報と過去の資料を流し込む | 提案の中身と表現 |
| 5 | 経理 | 請求書の内容を会計ソフトに打ち直す | PDFの請求書を読み取り、入力の下書きを作る | 金額・勘定科目（取引を分ける区分）・取引先 |
| 6 | 経理 | 経費の領収書を規程と照らし合わせる | 領収書を読み取り、規程に合わない所に印を付ける | 例外として認めるか |
| 7 | 経理 | 入金と請求を一件ずつ突き合わせる | 振込名と金額から、消し込み（入金と請求を結び付けて済みにすること）の候補を出す | 候補が正しいか、残りの扱い |
| 8 | 経理 | 月次の集計表を毎月作り直す | 決まった形の集計表と、前月との差の説明を下書きする | 数字の確定と説明 |
| 9 | 総務・人事 | 社内からの同じ質問に答える | 規程や手続きの資料から一次回答を返す | 資料に無い質問への回答 |
| 10 | 総務・人事 | 勤怠の打刻漏れを探して連絡する | 抜けている日を一覧にし、確認の連絡を下書きする | 送る相手と内容 |
| 11 | 総務・人事 | 応募者と面接の日程をやり取りする | 候補日の連絡文を下書きする | 送る前の確認 |
| 12 | 総務・人事 | 契約や備品の更新日を追いかける | 契約書から更新日を一覧にし、近づいたら知らせる | 更新するかの判断 |
| 13 | 受発注 | 受注メールの内容を受注表に打ち直す | メールや添付から、受注表への入力の下書きを作る | 品番・数量・納期 |
| 14 | 受発注 | 納期の問い合わせに一件ずつ答える | 受注表と出荷予定から、回答の下書きを作る | 送る前の確認 |
| 15 | 受発注 | 在庫表と発注点（この数を下回ったら発注する目安）を見比べる | 発注点を下回った品目と、発注の案を出す | 発注するかと数量 |
| 16 | 受発注 | 取引先の情報の変更を反映する | 案内の文書から変更点を抜き出し、更新の案を作る | 反映してよいか |
| 17 | 社内全体 | 会議の決定事項と宿題を追いかける | 議事録から、決定事項と担当・期限の一覧を作る | 一覧の正しさ |
| 18 | 社内全体 | 日報や週報をまとめて報告する | 各自の日報から、要点と数字をまとめる | まとめの読み違い |
| 19 | 社内全体 | 入社や異動のたびにアカウントを用意する | 手順書に沿って、作業の一覧と連絡を下書きする | 権限の付与と削除 |
| 20 | 社内全体 | 社内の資料がどこにあるか探す | 資料をAIが探せる形にし、質問に場所と要点で答える | 古い資料が混ざっていないか |
どのアイデアも、「AIが下書き・照合・一覧づくりを進め、送信や金額の確定は人が確かめる」という同じ形です。 この形にしておくと、AIの読み違いがあっても、人の確認で止められます。
部門ごとの見どころ
営業：書く仕事を下書きに任せる
営業の手間の多くは、商談そのものではなく、その前後の「書く仕事」です。議事録、お礼の連絡、見積書、提案書は、どれも過去の文書に型があります。型がある文書は、AIの下書きと相性がよい作業です。 一方で、金額や値引き、約束した納期は、営業担当が確かめてから送ります。
経理：読み取りと突き合わせを任せる
経理では、紙やPDFの内容を読み取って打ち直す作業と、二つの表を突き合わせる作業に時間がかかりがちです。AIは、読み取りの下書きと、合わない所に印を付けることが得意です。勘定科目の判断や、例外を認めるかどうかは、経理の担当者が決めます。
総務・人事：同じ質問と期限の管理を任せる
総務や人事には、社内から同じ質問がくり返し届きます。規程や手続きの資料が整っていれば、AIが一次回答を返し、資料に無い質問だけを担当者が受ける形にできます。契約や備品の更新日のように、期限を追いかける仕事も、一覧と知らせの仕組みに向いています。
受発注：打ち直しと問い合わせへの回答を任せる
受発注は、メールやFAXで届いた内容を、販売管理や受注表に打ち直す作業が中心になりやすい部門です。ツールをまたいで情報を移す作業は、効率化の効果が大きく出やすい所です。 品番・数量・納期は、取り違えると取引先に影響するため、人が確かめる工程を残します。
社内全体：会議と報告の手間を任せる
会議の決定事項の追いかけや、日報のまとめは、どの部門にもある手間です。部門をまたいで同じ形で使えるため、1つの部門で試してうまくいったら、ほかの部門に広げやすい作業でもあります。
社内からアイデアを集めるには
20個の表は、あくまで出発点です。自社にしかない手間は、現場で働く人がいちばんよく知っています。社内からアイデアを集めるときは、「効率化のアイデアを出してください」と広く聞くより、次のように具体的に聞くほうが答えが集まります。
| 聞くこと | 質問の例 |
|---|---|
| くり返している作業 | 毎日か毎週、同じように打ち直している表やメールはありますか |
| 待っている時間 | 誰かの返事や確認を待って、手が止まる作業はありますか |
| 探している時間 | 資料や過去のやり取りを探すのに時間がかかる作業はありますか |
| 一人に集まっている作業 | その人が休むと止まる作業はありますか |
「その人が休むと止まる作業」は、とくに大切な候補です。 得意な人に集まった仕事は、その人の負担になっているだけでなく、会社にとっても止まりやすい所だからです。仕事が一人の人にしか分からないこうした状態を、属人化と呼びます。意味と原因は、属人化とは｜意味・原因と、仕事を止めない解消の考え方にまとめています。
小さく試す5つの手順
20個のアイデアを一度に始めると、どれが効いたのか分からなくなります。1つ選んで試し、減った時間を確かめてから次に進む順番がおすすめです。
- 2週間ほど作業を記録して測る：作業の名前、1回の時間、回数を記録します。思い出して書くより、パソコンの作業を記録するほうが実際に近い数字になります。記録するときは、何を取るか・誰が見るか・いつ消すかを先に決め、担当者に説明します
- 候補を3つに絞る：「1回の時間×回数」が大きい順に並べ、上の3つを候補にします
- 得意な人と一緒に手順を書き出す：その作業をいちばん速く正確にこなしている人に、手順と判断のコツを聞いて手順書にします
- AIに下書きを任せ、人が確かめる：手順書に沿ってAIが下書きや照合を進め、送信や金額の確定は人が確かめます
- 翌月に減った時間を比べる：始める前と同じ測り方で時間を測り、前の月と比べます。直す所があれば直し、うまくいけば次の作業を足します
候補を3つから1つに絞るときは、次の表で比べると決めやすくなります。
| 確かめること | 見方 |
|---|---|
| 1回の時間と回数 | 掛け合わせて、月にかかる時間を出す |
| 手順がどこまで決まっているか | 人によってやり方が違う所を書き出す |
| 間違えたときの影響 | 社内で止まるか、取引先に届くか |
| 使っているツール | ツールをまたぐか、1つの中で終わるか |
最初の1つは、間違えても社内で気づいて直せる作業から選ぶと進めやすくなります。取引先に直接届く作業は、2つ目以降にするか、人の確認を厚くして始めます。業務の流れを整理する手順は自動化の前に｜業務フローの整理と棚卸し手順に、ツールの種類の見分け方は業務自動化ツールの選び方｜4分類で判断にまとめています。
測った結果の見本
当社では、測った結果を「AI化の候補レポート」という形でまとめます。次の表は、作り話のデータで作った見本です。ある事務担当の1日を記録し、くり返しの手作業を抜き出した形です。
| 項目 | 1日の時間 |
|---|---|
| 受注の入力 | 45分 |
| 請求の転記 | 27分 |
| 経費の入力 | 22分 |
| くり返しの手作業の合計 | 94分 |
| AIに任せた後の見立て（当社の見立て） | 23分 |
この見本では、くり返しの手作業が1日94分あり、AIに任せた後は23分になると見立てています。23分は当社の見立てで、実際に測った数字ではありません。 実際にどれだけ減るかは、作業の中身と確かめ方によって変わるため、試した後に同じ測り方で比べます。導入した後の測り方はAI開発の効果測定｜導入後に見る指標にまとめています。
効率化で気をつけること
| よくあるつまずき | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 測らずに始める | 減ったかどうかが分からない | 始める前に2週間ほど測る |
| 得意な人を外して作る | 判断のコツが抜け、手戻りが増える | 得意な人と一緒に手順を書き出す |
| 全部を自動にする | 読み違いがそのまま取引先に届く | 送信と確定の前に、人の確認を残す |
| 一度に広げる | どれが効いたか分からない | 1つずつ足して、毎月比べる |
| 入力する情報の扱いを決めない | 社外秘の情報の扱いがあいまいになる | AIの学習に使われない設定や契約を確かめる |
とくに気をつけたいのは、2つ目です。 得意な人が速くこなしている作業ほど、手順の中に、言葉になっていない判断が入っています。その人に頼っている状態は、その人の頼もしさの表れでもあります。だからこそ、本人と一緒にやり方を書き出し、くり返しの手間だけをAIに任せると、得意な人は判断の要る仕事に時間を使えるようになります。
AIに任せず、人に残す仕事
効率化のアイデアを探していると、「全部AIに任せられないか」と考えたくなります。けれども、人が受け持ったほうがよい仕事もあります。
| 人に残す仕事 | 理由 |
|---|---|
| お客様や取引先との交渉 | 相手の事情をくみ取り、その場で条件を決める仕事だから |
| 金額・数量・納期の確定 | 間違えたときの影響が社外に及ぶから |
| 例外を認めるかの判断 | 会社の方針や、相手との関係を踏まえて決める仕事だから |
| 社員の評価や配置 | 人の事情や将来を考えて決める仕事だから |
| 新しいやり方を決めること | 何を大切にするかを決めるのは会社だから |
AIに任せるのは、こうした判断の前後にある「書く・写す・探す・照らし合わせる」手間です。 判断そのものは人に残し、判断に使える時間を増やすことが、AIを使った業務効率化のねらいです。
試す前の点検
1つ目の作業を選んだら、始める前に次の点を確かめます。
- 始める前の時間を、2週間ほど測った
- その作業が得意な人と一緒に、手順と判断のコツを書き出した
- AIが進める所と、人が確かめる所を手順書に書いた
- 入力する情報が、AIの学習に使われない設定や契約になっているか確かめた
- 間違いに気づいたときに、誰がどう直すかを決めた
- 翌月に、同じ測り方で時間を比べる日を決めた
当社の進め方
当社の業務改善AIは、ここまでの手順を毎月くり返す形で進めます。
- パソコンの作業を2週間ほど記録して、時間を測ります
- 得意な人のやり方を、本人と一緒に手順書にします
- くり返しの手間は、AIエージェント（手順に沿って作業を進めるAI）が進めます。お客様への送信や金額の確定など、大事な所は人が確かめます
- 毎月、前の月と比べて減った時間を見ます
- 直す所を直し、次の作業を足します
当社自身も、自社のサイトをAIを使って開発・運用しています。2026年11月に数え直した時点で、500ページ超・記事600本超です。手順を書き出し、AIが進め、人が確かめる形は、自社で毎日使っている形でもあります（自社での実証）。
料金は、業務改善AIの「一緒に作る」が月300,000円（税抜・最低3か月、以降1か月単位）です。AIの利用料（AIの作業にかかる費用）は実費で、月額とは別にかかります。仕組みの開発をまとめて任せたい場合は「開発を任せる」として個別にお見積もりし、お見積もりに合意したあとの追加請求はしません。
相談のときに伝えるとよいこと
| 伝えること | 例 | 何に使うか |
|---|---|---|
| 減らしたい作業と部門 | 受発注の打ち直し、経理の転記 | 対象の絞り込み |
| 回数と1回の時間 | 1日40件、1件3分 | 効果の見立て |
| 使っているツール | メール、販売管理、会計ソフト、表計算 | ツールをまたぐかの判断 |
| 得意な担当者 | 受発注を長く担当している1名 | 手順を一緒に書き出す相手 |
| 確かめる人 | 送る前に課長が確かめる | 人が確かめる所の決め方 |
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出典
確認日はいずれも2026-11-15です。
- 総務省「令和8年版 情報通信白書 生成AIの業務利用状況」。活用の方針を「わからない」と回答した対象を除き、自社の何らかの業務で生成AIを利用していると回答した日本企業の割合は86.4%（2025年度企業向け調査）。業務類型では「議事録・メール作成補助」が約7割、「営業・販売」が約6割、「社内ヘルプデスク」が約5割
- 総務省「令和8年版 情報通信白書 生成AIの活用により生じうる影響」。日本では「作業時間の短縮などによる業務の効率化」が61.6%で最も高く、「品質管理の精度向上やパーソナライズなどによる製品・サービスの質の向上」が32.2%、「人員不足の解消」が26.8%