手順書の作り方｜ベテランのやり方を書き出す7ステップ

手順書は、作業を1つに絞り、ベテランの実際の作業を横で見て書き出し、判断の分かれ目と例外を聞き、画面の写しを付けて下書きし、本人に確かめてもらい、別の人が試して直す、の7ステップで作ります。書くのはベテラン本人ではなく聞き手にすると、忙しい人の負担を増やさずに作れます。

この記事は、「あの人にしか分からない作業」を手順書にして、ほかの人も同じように進められるようにしたい経営者・管理職・担当者の方に向けて、手順書の作り方をまとめたものです。工場の作業だけでなく、パソコンでの事務の作業を中心に書きます。

手順書とは

手順書とは、1つの作業を、誰がやっても同じ順番・同じ質で進められるように、始めから終わりまでの手順を書いた文書のことです。

「作業手順書」「業務手順書」とも呼ばれます。よい手順書があると、その人が休んだ日でも仕事が止まらず、新しい人が覚えるまでの時間も短くなります。手順として書かれていると、くり返しの作業をAIや仕組みに任せることもしやすくなります。

手順書とマニュアルの違い

会社によって呼び方は違います。属人化を解消するなら、まず1つの作業の手順書を作り、それを集めてマニュアルにする順番のほうが進めやすくなります。 いきなりマニュアル全体を作ろうとすると、量が多すぎて止まりがちです。

手順書が求められている理由

人から人へ教える時間は、多くの職場で足りていません。厚生労働省の「令和7年度 能力開発基本調査」では、計画的なOJT（仕事をしながら、計画を立てて教えること）を実施したと答えた事業所は64.1%で、「計画的なOJTを実施していない」は35.8%でした。人材育成の問題点では「指導する人材が不足している」が59.5%で最も多くなっています。

教える人がいつも横にいられるとは限りません。 手順書は、教える人の代わりに、作業のそばで答えてくれる道具になります。

手順書に入れる項目

手順書の作り方7ステップ

ステップ1：手順書にする作業を1つ選ぶ

最初の1本は、時間がかかっている作業か、止まると困る作業から選びます。どれに時間がかかっているかは、聞き取りより記録のほうが正しく分かります。パソコンの作業を2週間ほど記録すると、本人も気づいていない手間が見えてきます。記録するときは、取るもの・見る人・消し方を始める前に決めて、社員の方に説明します。

次の表は、当社が作る「AI化の候補レポート」の見本です。作り話のデータで作ったもので、ある事務担当の1日を記録した想定です。

この見本なら、一番時間のかかっている「受注の入力」を最初の1本にします。手順書にしたうえでAIに任せると、くり返しの手作業は1日23分になる、というのが当社の見立てです（作り話のデータで作った見本で、実際の結果ではありません）。

ステップ2：始まりと終わりを決める

「何が届いたら始まり、何をしたら終わりか」を先に決めます。ここがあいまいだと、手順書がどこまでも長くなります。たとえば「注文のメールが届いたら始まり、販売管理に入力して出荷担当に連絡したら終わり」のように、1文で言えるようにします。

ステップ3：ベテランの作業を横で見て書き出す

ベテランに、ふだんどおりに作業してもらいます。本人に書いてもらうのではなく、聞き手がメモをとります。 パソコンの作業なら、画面の記録（作業の様子を動画で残す機能）を使うと、あとで見返せます。この段階では、きれいに書こうとせず、見たことをそのまま書き留めます。

ステップ4：判断の分かれ目と例外を聞く

手が止まった所、いつもと違う操作をした所で、「何を見て、そうしたのですか」と聞きます。「なんとなく」と返ってきたら、最近あった具体的な例を1つ挙げてもらいます。例外は、「いつもと違う扱いをする取引先や場面はありますか」と聞いて、一覧にします。ベテランの手順書と新人の手順書の差は、ほとんどがこの判断と例外の部分です。

ステップ5：画面の写しを付けて下書きする

書き留めたことを、手順書の形に整えます。迷いやすい画面には、画面の写し（スクリーンショット）を付け、押すボタンや入れる欄に印をつけます。聞き取りの録音を文字にしたものや、メモ、画面の写しをAIに渡して、手順書の形の下書きを作ってもらうこともできます（くわしくは後の節で書きます）。

ステップ6：本人に確かめてもらう

下書きをベテランに読んでもらい、違う所、抜けている所を直してもらいます。ここで「全部書き直して」と頼まず、違う所に印をつけてもらうだけにすると、本人の負担が軽くなります。直しは聞き手が反映します。

ステップ7：別の人が試して直す

その作業をしたことのない人に、手順書だけで作業してもらいます。つまずいた所、聞きたくなった所が、まだ書き足りない所です。そこを直して、手順書の1本目ができあがります。仕上げたら、直した日と、次に直す担当を書いておきます。

書き方のコツ

もう1つのコツは、濃淡をつけることです。毎回同じで間違えにくい所は短く書き、間違えやすい所と例外は詳しく書きます。すべてを同じ細かさで書くと長くなり、読まれなくなります。迷う所が多い作業は、文章より表にすると読み違いが減ります。

画面の写しを付けるときの注意

• 押すボタンや入れる欄に、丸や矢印で印をつける
• 取引先の名前、個人の名前、口座番号などは、ぼかすか、見本のデータに差し替える
• 画面の作りが変わったら、写しも差し替える。古い写しは混乱のもとになる
• 写しは必要な所だけにする。全部の画面を貼ると、かえって探しにくくなる

手順書の例（受注の入力）

ここまでの項目と書き方で、受注の入力の手順書を作ると、次のような形になります（説明のために作った例です）。

作業の名前：受注の入力。始まりと終わり：注文のメールが届いたら始め、販売管理に入力して出荷担当に連絡したら終わる。担当と頻度：営業事務、注文が届くたび。使うもの：メール、販売管理の受注の画面。

出す前に確かめること：数量、納期、届け先。困ったときの聞き先：営業事務の主任。直した日と直す人：最後に直した日と、直す担当を書く。

このように、手順と判断を同じ表に並べると、迷う所でどう動けばよいかが一目で分かります。

手順書の置き場所と直し方の決まり

手順書は、作ったあとの扱いで使われ続けるかが決まります。次の決まりを、最初の1本を作るときに一緒に決めておきます。

• 置き場所は1か所：共有フォルダや社内のwikiなど、置く所を1つに決め、作業の名前をファイル名にする
• 直す人を手順書ごとに決める：その作業をいちばんよくする人を、直す担当にする
• 直すきっかけを決める：画面が変わったとき、新しい例外が出たとき、つまずいた人がいたとき
• 毎月1回見直す：使われたか、直したかを確かめ、使われていない手順書は理由を聞く

AIで下書きするときの手順と注意

AIを使うと、手順書づくりの手間を減らせます。総務省の「令和8年版 情報通信白書」では、回答した日本の企業のうち、何らかの業務で生成AI（文章や画像を作るAI）を使っている企業は86.4%でした（使っているかを「わからない」と答えた企業を除く）。手順書の下書きは、取り入れやすい使い方の1つです。

進め方は次のとおりです。

1. 聞き取りの録音を文字にする
2. 文字にしたものと、メモ、画面の写しの説明をAIに渡す
3. 「手順書に入れる項目」の表の形で、下書きを作ってもらう
4. 判断の分かれ目と例外が抜けていないかを、聞き手が見る
5. ベテラン本人に確かめてもらう

手順書ができると、その手順に沿って、AIエージェント（指示を受けて、画面の操作や書類づくりを順に進めるAI）にくり返しの作業を任せることもできます。その場合も、お客様への送信や金額の確定など大事なところは人が確かめます。AIエージェントに任せられる範囲はAIエージェント開発｜作れるものと限界に、手順書や規程をAIで探せるようにする方式は社内ChatGPTの作り方｜3方式の比較にまとめています。

手順書が使われなくなる理由と対策

手順書を作る前に、仕事の流れ全体を見直したい場合は、自動化の前に｜業務フローの整理と棚卸し手順が役立ちます。

仕上がりのチェックリスト

手順書ができたら、次の項目を確かめます。

• 始まりと終わりが1文で書かれている
• 使うソフト・ファイル・置き場所が書かれている
• 1つの文に1つの動作で、番号が振られている
• 判断の分かれ目に、数字や条件で基準が書かれている
• 例外の一覧がある
• 出す前に確かめることが書かれている
• 画面の写しに、個人や取引先の情報が写っていない
• ベテラン本人が確かめた
• その作業をしたことのない人が、手順書だけで最後まで進められた
• 直した日と、次に直す担当が書かれている

当社に頼む場合

当社の業務改善AIでは、パソコンの作業を2週間ほど記録して測り、得意な人のやり方を本人と一緒に手順書（AIも読める形）にし、くり返しの手間をAIエージェントが進めます。大事なところは人が確かめ、毎月、前の月と比べて減った時間を見て、手順書を直す・任せる作業を足す、をくり返します。

社内の方と一緒に作る形は月300,000円（税抜、最低3か月・以降1か月単位）で、AIの利用料（AIの作業にかかる費用）は実費で、月額とは別にかかります。開発ごと任せる場合（AI開発）は、要件を整理してから個別にお見積もりします。進め方と納品物は業務改善AIのページにまとめています。

相談のときに伝えるとよいこと

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出典

確認日はいずれも2026-11-15です。

1. 厚生労働省「令和7年度「能力開発基本調査」の結果を公表します」（2026年7月31日公表）と「調査結果の概要」。正社員または正社員以外に計画的なOJTを実施した事業所64.1%、「計画的なOJTを実施していない」35.8%、人材育成の問題点「指導する人材が不足している」59.5%
2. 総務省「令和8年版 情報通信白書（生成AIの業務利用状況）」。何らかの業務で生成AIを利用している日本の企業86.4%（生成AIの利用について「わからない」と回答した企業を除く）