業務の属人化は、「その人が休むと止まるか」「やり方がその人の頭の中にしかないか」「その人しか触れない道具やデータがあるか」「取引先の指名や仕事の集中があるか」の4つの面から点検すると見つかります。下の20項目で、当てはまる数が多く、止まると困る仕事から手を付けます。属人化は、その人が得意だからこそ起きるもので、だれかを責める話ではありません。
この記事は、「あの人にしか分からない仕事」が社内にあると感じている経営者や管理職が、どの仕事がどれくらい一人に頼っているかを点検し、手を付ける順番を決めるための記事です。
業務の属人化とは
業務の属人化（ぞくじんか）とは、ある仕事のやり方や判断が特定の人だけに分かる状態になり、その人がいないと仕事が進まなくなることです。
属人化は、多くの場合、その人が仕事をよく知っていて、頼りになるから起きます。得意な人に仕事が任され、任されるほどほかの人が触れる機会が減り、気づくとその人にしか分からない仕事になっている、という流れです。その頼もしさの裏に、本人の負担が隠れています。 休みを取りにくい、締めの前に仕事が集中する、いつも周りの質問に答えている、といった負担です。
だから点検の目的は、だれが悪いかを探すことではありません。一人の得意を、一人の重荷にしないことです。
点検が要る理由：休む・離れるは、どの職場にも起きる
属人化した仕事は、ふだんは問題なく回っています。困るのは、その人がいないときです。休みや退職は、どの職場にも起きます。
| 起きること | 公的な調査の数字 | 属人化した仕事への影響 |
|---|---|---|
| 年次有給休暇 | 労働者1人あたり平均12.1日を取得（厚生労働省『令和7年就労条件総合調査』、出典1） | 1年に10日以上、その人がいない日がある |
| 育児休業 | 男性の取得率は50.9%（厚生労働省『令和7年度雇用均等基本調査』、出典2） | 数週間から数か月、その人がいない期間がある |
| 退職・転職 | 1年間の離職率は13.7%（厚生労働省『令和7年雇用動向調査』、出典3） | やり方を聞ける人がいなくなる |
男性の育児休業の取得率は、配偶者が出産した男性のうち、育児休業を始めた人の割合です。離職率は、年の初めに働いていた人の数に対する、1年間に離職した人の割合です。
休みが取りやすくなることは、働く人にとってよいことです。その人が安心して休めるようにするためにも、仕事を一人に閉じない形にしておく、と考えます。
業務が属人化する原因
属人化の原因の多くは、本人ではなく、会社の仕組みの側にあります。原因と、後のチェックリストで見る項目を対応させると、次のようになります。
| 原因 | 起きやすい場面 | チェックリストで見る項目 |
|---|---|---|
| 得意な人に仕事が集まる | 早くて正確な人に、急ぎの仕事や難しい仕事が回る | No.1・5・19 |
| 書き残す時間がない | 日々の仕事で手いっぱいで、手順書を作る余裕がない | No.6・9 |
| 例外の判断が多い | 取引先ごと・季節ごとのルールがある | No.7・8・15 |
| 道具を本人が作った | 本人が作ったExcelの表やマクロ（決まった操作を自動で行う仕組み）で仕事が回っている | No.11・12 |
| 関係が人につく | 取引先が担当者を名指しで連絡してくる | No.16 |
| 代わりの人がいない | 人数が少なく、1つの仕事を1人で受け持つ | No.3・20 |
本人のやり方の問題として扱わないことが、点検をうまく進めるこつです。
業務の属人化チェックリスト20項目
点検は、人ではなく仕事ごとに行います。「受注の入力」「月末の請求」「仕入先への発注」など、仕事を1つずつ取り上げて、当てはまる項目に印を付けます。
A. 人：その人がいないと止まるか
| No. | 点検項目 | 当てはまる例 |
|---|---|---|
| 1 | その人が休むと、止まる・遅れる仕事がある | 担当が休んだ日は、請求書の発行を翌日に回している |
| 2 | 社内の質問の行き先が、いつも同じ人になる | 「この取引先の締め日は？」を毎回同じ人に聞く |
| 3 | 長い休みのときの代わりの人が決まっていない | 育児休業や入院のときの段取りを話したことがない |
| 4 | ほかの人が代わると、時間が大きく延びる | 代わりにやると、本人の何倍も時間がかかる |
| 5 | その人が辞めたら困る、と周りの皆が思っている | 退職の話が出たら、引き止めることしか考えられない |
B. やり方：頭の中にしかないか
| No. | 点検項目 | 当てはまる例 |
|---|---|---|
| 6 | 手順書がない、またはあっても古い | 最後に直したのがいつか分からない |
| 7 | 例外の判断が「そのときによる」になっている | 値引きや納期の調整の線引きが書かれていない |
| 8 | 判断の理由を説明できるのが本人だけ | 「なぜこの順番か」に、本人しか答えられない |
| 9 | 新しい人には口頭だけで教えている | 教わった人のメモが、人ごとに違う |
| 10 | 締めや期限の前に、その人の仕事が集中する | 月末の数日は、その人に話しかけにくい |
C. 道具とデータ：その人しか触れないか
| No. | 点検項目 | 当てはまる例 |
|---|---|---|
| 11 | 本人が作ったExcelの表やマクロに頼っている | 表が動かなくなったときに直せる人がいない |
| 12 | 仕事のファイルが、本人のパソコンの中にある | 共有の場所に置かれていない |
| 13 | システムの管理者の権限を、一人だけが持っている | 設定を変えられるのが一人だけ |
| 14 | 同じ数字を、別の画面に打ち直している | 受注のメールから販売管理に、さらに請求の表に写している |
| 15 | 取引先ごとのルールが、本人の記憶にある | 「この会社は請求書を郵送で」を本人だけが覚えている |
D. 関係と時間：指名や集中があるか
| No. | 点検項目 | 当てはまる例 |
|---|---|---|
| 16 | 取引先が、担当者を名指しで連絡してくる | 「○○さんに代わってください」と言われる |
| 17 | その仕事に何時間かかっているか、だれも知らない | 忙しさが感覚でしか分からない |
| 18 | 本人が休みを取りにくい | 休みの前後に仕事をため込んでいる |
| 19 | 本人に確かめる場面が、1日に何度もある | ほかの人の仕事が、本人の返事待ちで止まる |
| 20 | 引き継ぎについて、本人と話したことがない | 話すと辞めてほしいように聞こえそうで、切り出せない |
当てはまった数の読み方
| 1つの仕事で当てはまった数 | 読み方（当社の目安） | 次にすること |
|---|---|---|
| 0〜4 | 一人に閉じている度合いは小さい | 半年に1回、同じ点検をくり返す |
| 5〜9 | 一部が一人に閉じている | 手順書がない所から、本人と一緒に書き出す |
| 10以上 | 止まると困る状態になりやすい | 先に作業の時間を測り、手を付ける順番を決める |
数は目安です。当てはまった数が少なくても、No.1・3・13のように、止まったときの影響が大きい項目に当てはまる仕事は、先に扱います。
部門ごとの、点検の対象にしやすい仕事
どの仕事から点検するか迷うときは、次の表から近いものを選びます。いずれも、締めや期限があり、例外の判断が入りやすい仕事です。
| 部門 | 点検の対象にしやすい仕事 | 特に見る項目 |
|---|---|---|
| 営業事務 | 受注の入力、見積書づくり、納期の回答 | No.7・14・16 |
| 経理 | 月末の締め、請求書の発行、入金の消し込み（入金と請求を照らし合わせる作業） | No.10・14・15 |
| 総務・情報システム | パソコンとアカウントの管理、社内の問い合わせへの対応 | No.2・12・13 |
| 購買・生産管理 | 仕入先への発注、在庫の調整、生産の計画 | No.7・8・17 |
| 物流 | 配車、出荷の段取り | No.1・7・19 |
| 人事・労務 | 勤怠の集計、給与の計算の準備 | No.6・10・11 |
点検の結果のまとめ方
点検の結果は、仕事ごとに1行の表にまとめると、順番を決めやすくなります。次は、作り話のデータで作った記入例です。
| 仕事 | 当てはまった数 | 影響の大きい項目 | 1日の時間 | 手を付ける順番 |
|---|---|---|---|---|
| 受注の入力 | 12 | No.1・13 | 45分 | 1 |
| 請求の転記 | 9 | No.1 | 27分 | 2 |
| 経費の入力 | 6 | なし | 22分 | 3 |
「1日の時間」は、次の手順の4で測ってから書き入れます。当てはまった数だけで決めず、止まったときの影響と、かかっている時間を並べて見るのがこつです。
点検の進め方（手順）
- 目的を先に伝える：本人と周りの人に、「一人の負担を減らし、安心して休める形にするための点検」だと伝える。人の評価には使わないことも伝える
- 仕事を書き出す：部署の仕事を、1行に1つずつ書き出す。「事務全般」のようにまとめず、「受注の入力」「請求書の発行」のように分ける
- 20項目で点検する：仕事ごとに、本人と一緒に印を付ける。本人のいない所で決めない
- 作業の時間を測る：当てはまった数が多い仕事について、パソコンの作業を2週間ほど記録し、どの作業に何分かかっているかを見る
- 順番を決める：当てはまった数・止まったときの影響・かかっている時間の3つで、手を付ける順番を決める
パソコンの作業を記録するときは、始める前に、取るもの・見る人・消し方を決めて、社員に説明します。当社が記録で取るのは、使ったアプリと時間、画面の題名などの作業の流れです。パスワードや個人情報は、パソコンの中で伏せてから残します。
仕事を洗い出して整理する手順そのものは、自動化の前に｜業務フローの整理と棚卸し手順にもまとめています。
見つかったあとの順番
点検で手を付ける仕事が決まったら、次の順番で進めます。
| 順番 | やること | だれが | 気をつけること |
|---|---|---|---|
| 1 | 作業の時間を測る | 本人と管理職 | 取るもの・見る人・消し方を先に決める |
| 2 | やり方を本人と一緒に手順書にする | 本人と、受け継ぐ人 | 手順だけでなく、判断の理由と例外も書く |
| 3 | 判断とくり返しの手作業を分ける | 本人と管理職 | 判断は人に残す |
| 4 | くり返しの手作業をAIに任せる | 社内の担当と外部 | お客様への送信や金額の確定は、人が確かめる |
| 5 | 毎月、前の月と比べて減った時間を見る | 管理職 | 直す・足すを毎月くり返す |
AIに任せる前に、何にどれだけ時間がかかっているかを数字で見ることが大事です。当社の「AI化の候補レポート」の見本は、作り話のデータで作った見本です。この見本では、ある事務担当の1日のくり返しの手作業を、次のように見ます。
| くり返しの手作業 | 1日の時間（見本） |
|---|---|
| 受注の入力 | 45分 |
| 請求の転記 | 27分 |
| 経費の入力 | 22分 |
| 合計 | 94分 |
この見本では、AIに任せたあとの時間を23分と見立てています（当社の見立て）。人が確かめる所は残るため、ゼロにはなりません。
手順書を作るだけでは、本人の手間は減りません。くり返しの手作業を分けて任せたときに、本人の時間が空き、得意な判断の仕事や、ほかの人に教える時間に回せます。AIに任せられる仕事と、まだ難しい仕事の境目はAIエージェント開発｜作れるものと限界に、任せたあとの効果の見方はAI開発の効果測定｜導入後に見る指標にまとめています。
点検でやらないこと
- 人を順位づけする：「だれがいちばん属人化しているか」という扱いは、本人の信頼を損ねます
- 本人のいない所で決める：やり方を知っているのは本人です。点検も手順書も、本人と一緒に進めます
- 手順書を作って終わりにする：仕事のやり方は変わります。直す人と、直す時期を決めておきます
- 一度に全部の仕事を直そうとする：1つの仕事から始め、効果を見てから広げます
- 判断の仕事まで機械に任せる：例外の判断や、お客様との約束は人に残します
当社に頼む場合
当社の業務改善AIは、パソコンの作業を2週間ほど記録して測り、得意な人のやり方を本人と一緒に手順書にします。くり返しの手間は、AIエージェント（仕事のやり方を覚えて、毎日の手間を引き受けるAI）が進めます。お客様への送信や金額の確定など、大事なところは人が確かめます。毎月、前の月と比べて減った時間を見て、直す・足すをくり返します。
頼み方は2つです。社内の方と一緒に任せる仕事を増やす「一緒に作る」は、月300,000円（税抜）で、最低3か月、以降は1か月単位です。AIの利用料（AIの作業にかかる費用）は実費で、月額とは別にかかります。社内で使うAIを開発ごと任せる「開発を任せる」は、個別にお見積もりします。お見積もりに合意したあとの追加請求はしません。詳しくは業務改善AIにまとめています。
相談のときに伝えるとよいこと
| 伝えること | 例 | 何に使うか |
|---|---|---|
| 一人に集まっている仕事 | 受注の入力、月末の請求、仕入先への発注 | 点検する仕事の決め方 |
| 担当の人数と、困っている場面 | 担当は1人。休みの日と月末に止まる | 止まったときの影響の見当 |
| 使っているシステムやExcel | 販売管理、会計ソフト、本人が作った集計の表 | AIに任せられる作業の見当 |
| チェックリストで当てはまった数 | 受注の入力で12項目 | 手を付ける順番 |
| 記録について社内で決めたいこと | 記録の対象の人、見る人 | 記録の始め方と説明の準備 |
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出典
この記事で参照した外部の資料です。確認日はいずれも2026-11-15です。
- 厚生労働省「令和7（2025）年就労条件総合調査の概況」（確認日：2026-11-15）。令和6年（または令和5会計年度）の年次有給休暇の労働者1人平均取得日数が12.1日、取得率が66.9%であること。常用労働者30人以上の民営企業が対象
- 厚生労働省「令和7年度雇用均等基本調査の結果」（報道発表資料、確認日：2026-11-15）。男性の育児休業の取得率が50.9%（前回40.5%）であること。配偶者が出産した男性のうち、育児休業を始めた人の割合であること
- 厚生労働省「令和7（2025）年雇用動向調査結果の概況」（確認日：2026-11-15）。1年間の離職率が13.7%（前年より0.5ポイント低下）であること。年の初めの常用労働者数に対する割合であること