配車業務の属人化は、ベテランの配車係が、車両・ドライバー・荷主・道路の条件を頭の中で同時に考えて組んでいるために起きます。 受け継ぐには、その判断を「ルール」と「例外」に分けて書き出し、AIに配車案の下書きを作らせて、最後は配車係が決める形にします。直した理由を毎月ルールに足していくと、ベテランのやり方が会社に残っていきます。
この記事は、配車を特定の配車係に頼っている運送会社や、自社便を持つ会社の経営者・運行管理の責任者に向けた記事です。当社の業務改善AIの内容は業務改善AIにまとめています。
配車業務とは
配車業務とは、荷主から届いた運送の依頼を、どのトラックとどのドライバーで、どの順番で運ぶかを決める仕事のことです。翌日の配車表を作るだけでなく、当日の急な依頼や遅れ、車両の故障に合わせて組み直す仕事も含みます。
配車の出来は、運送の品質と費用の両方に直結します。届け先の時間に間に合うか、ドライバーの働く時間が決まりの中に収まるか、トラックの荷台をどれだけ埋められるか。配車係は、これらを毎日、短い時間で両立させています。
配車係の1日は、たとえば次のように流れます（会社によって時間帯は違います）。
| 時間帯 | 配車係の仕事 |
|---|---|
| 朝 | ドライバーの出発の確認、前日に組んだ配車表との違いの確認 |
| 日中 | 荷主からの依頼の受け付け、遅れや追加への組み直し、届け先への連絡 |
| 夕方 | 翌日の依頼の締め、翌日の配車表づくり、ドライバーへの運行の指示 |
| 夜 | 帰ってきたドライバーの確認、翌日の拘束時間と休息期間の確かめ |
依頼の受け付けから翌日の指示まで、一日中、判断が続く仕事です。 そのうち、どこが判断で、どこが書き写しや確かめかを分けることが、受け継ぐための第一歩になります。
なぜ配車は属人化しやすいのか
配車係は、次のような条件を頭の中で同時に考えています。どれも配車表には書かれず、配車係の経験の中にあることが多い条件です。
| 考えている条件 | 例 | 書かれていないことが多い理由 |
|---|---|---|
| 車両 | 積める重さと大きさ、パワーゲート（荷台の昇降装置）の有無、冷蔵の有無 | 車両の一覧はあっても、どの荷物に向くかは書かれていない |
| ドライバー | 拘束時間と休息期間、免許の種類、慣れた道や得意な届け先 | 本人の慣れや得意は、配車係しか知らない |
| 荷主と届け先 | 時間の指定、荷待ちの長さ、積み方の決まり、入れる車の大きさ | 電話やメールで伝えられ、記録に残っていない |
| 道路と時間帯 | 混みやすい時間、高さや重さの制限、工事 | 経験で覚えている |
| 帰り荷と組み合わせ | 帰りに積める荷物、同じ方面の荷物のまとめ方 | その日の依頼の組み合わせで毎回変わる |
これだけの条件を短い時間で組み合わせられるのは、配車係の得意そのものです。 その頼もしさの裏で、配車係が休みを取りにくい、夕方以降の組み直しが一人に集まる、といった負担が生まれています。会社にとっても、その人が不在の日に配車が組めないことは、止まりやすい所を抱えていることになります。仕事のやり方が一人にしか分からないこの状態を、属人化と呼びます。意味と原因は、属人化とは｜意味・原因と、仕事を止めない解消の考え方にまとめています。
配車で守る決まりは増えている
配車係が考える条件は、ここ数年でむしろ増えています。
2024年4月から、トラック運転者の労働時間などの基準（改善基準告示）が、改正後の内容で適用されています。1年の拘束時間（始業から終業までの、休憩を含めた時間）は原則3,300時間以内（労使協定〈会社と働く人の代表が結ぶ取り決め〉で最大3,400時間）、1か月は原則284時間以内（同じく最大310時間）、1日の休息期間は継続11時間以上を基本とし、9時間を下回らないこととされました。あわせて、ドライバーの時間外労働には年960時間の上限が適用されています（出典：厚生労働省『トラック運転者の改善基準告示』リーフレット、2024年12月）。
さらに、改正された物流効率化法により、2025年4月1日から、すべての荷主と物流事業者に、荷待ち時間の短縮、荷役等時間（荷物の積み降ろしなどの時間）の短縮、積載効率（トラックの荷台をどれだけ埋めて運べているか）の向上などに取り組む努力義務が課されました。2026年4月1日からは、一定規模以上の事業者が特定事業者として指定され、荷主の特定事業者には物流統括管理者（CLO）の選任が求められます。国は、施行後3年で（2019年度と比べて）荷待ち・荷役の時間をドライバー1人あたり年間125時間減らすことを目標に掲げています（出典：経済産業省 中部経済産業局『改正物流効率化法に基づく荷主の対応について』2026年3月）。
| 決まり | 配車で考えること |
|---|---|
| 拘束時間の上限 | 1日・1か月・1年の拘束時間が上限に近いドライバーを、長い便に割り当てない |
| 休息期間 | 前日の終わりの時刻から、翌日の始まりの時刻を決める |
| 時間外労働の上限 | 月ごとの残業の積み上がりを見て、偏りをならす |
| 荷待ち・荷役の時間の短縮 | 荷待ちの長い届け先の時間の組み方を、荷主と話し合う |
| 積載効率の向上 | 同じ方面の荷物をまとめ、帰り荷を組み合わせる |
拘束時間と休息期間を守りながら、積載効率も上げる。 配車係が頭の中で考える条件が増えるほど、その判断を書き出して共有する必要が高まります。
ベテランの判断を書き出す5つの手順
- 2週間ほどの配車表と変更の記録を集める：前日に組んだ配車表と、当日に変えた内容、変えた理由を記録します。理由は一言で構いません
- ベテランと一緒に振り返る：配車表を見ながら、「なぜこの車にこの荷物か」「なぜこの順番か」を一件ずつ聞き取ります
- ルールと例外に分ける：毎回同じように使う判断はルール、特定の荷主や日にだけ使う判断は例外として書き出します
- 配車表の型をそろえる：依頼の受け方と配車表の書き方をそろえ、条件（時間の指定、車の大きさなど）を決まった欄に書くようにします
- AIに案を作らせ、配車係が決める：ルールに沿ってAIが配車案を下書きし、配車係が直して決めます。直した理由を記録し、翌月にルールへ足します
聞き取りで使う質問
聞き取りは、「判断のコツを教えてください」と広く聞くより、具体的な配車表を前にして聞くほうが答えやすくなります。
| 聞くこと | 質問の例 | 書き出す先 |
|---|---|---|
| 割り当ての理由 | この荷物を、なぜこの車にしましたか | ルールか例外 |
| 順番の理由 | この順番で回るのは、なぜですか | ルール（時間の指定、道路） |
| 避けたこと | ほかの車にしなかったのは、なぜですか | 例外（荷主ごとの決まり） |
| 変えた理由 | 当日に組み直したのは、何があったからですか | 変更の記録 |
| 迷った所 | 迷ったときは、何を優先しましたか | 優先順位 |
ルールと例外の書き方
| 種類 | 書き方の例 |
|---|---|
| ルール | 午前指定の届け先は、前日の夕方までに積み込みが終わる車に割り当てる |
| ルール | 休息期間が継続11時間を下回りそうなドライバーには、翌朝早い便を割り当てない |
| 例外 | A社の倉庫は、4トン車より大きい車が入れない |
| 例外 | 雨の日のB社向けは、荷待ちが長くなるため、後ろの予定に余裕を持たせる |
| 優先順位 | 時間の指定、拘束時間と休息期間、積載効率の順に優先する |
書き出したルールは、一度で完成させる必要はありません。 よく出てくる理由から書き、AIの案を配車係が直すたびに足していきます。2週間の記録の中で何度も出てくる理由は、ほぼルールにできます。1回しか出てこない理由は、例外の候補として残しておきます。
配車表の型をそろえる
ルールを使って配車案を作るには、依頼と配車表の書き方がそろっている必要があります。配車係ごと、荷主ごとに書き方が違うと、AIも二人目の配車係も読み取れません。次の欄をそろえるところから始めます。
| 欄 | 書くこと | そろえる理由 |
|---|---|---|
| 荷主と届け先 | 会社名と届け先の名前を、決まった書き方で | 例外のルールを当てはめるため |
| 時間の指定 | 「午前」「14時まで」などを、決まった区分で | 順番のルールに使うため |
| 荷物 | 重さ、大きさ、数、温度の指定 | 車両を選ぶルールに使うため |
| 必要な車両の条件 | 車の大きさ、パワーゲートや冷蔵の要否 | 割り当てられる車を絞るため |
| 積み込みの場所と時刻 | 倉庫の名前と、積み込みの開始の時刻 | 拘束時間の見込みを出すため |
| 備考 | 荷待ちの見込み、届け先の入り方の注意 | 例外の候補を集めるため |
備考の欄に何度も同じことが書かれていたら、それはルールか例外に移す候補です。 備考を見返すことが、書き出しの続きになります。
AIに任せる所・配車係が決める所
| 仕事 | AIに任せる所 | 配車係が決める・確かめる所 |
|---|---|---|
| 依頼の受け付け | メールやFAXの依頼を、決まった型の一覧に整える | 依頼の中身の確認 |
| 配車案 | ルールに沿った翌日の配車案の下書き | 案の修正と決定 |
| 条件の照合 | 拘束時間・休息期間・車両の条件に合わない所に印を付ける | 合わない所の扱い |
| 当日の組み直し | 遅れや追加の依頼に合わせた、組み直しの候補を出す | どの候補にするか、荷主との調整 |
| ドライバーへの連絡 | 運行の指示の下書き | 送る前の確認 |
| 記録 | 直した理由と変更の記録の整理 | ルールに足すかの判断 |
配車案の決定と、荷主やドライバーとの調整は、配車係が行います。 AIは、条件の多い組み合わせの下書きと、見落としの照合を受け持ちます。配車係が判断に使う時間を増やし、書き写しや照合の時間を減らす形です。
なお、拘束時間や積載の重さのような数の計算は、表計算や配車の仕組みに任せ、生成AI（文章や表を作れるAI）には依頼の整理や理由の記録、案の説明を任せる、という分け方にすると安全です。配車の仕組みを動かした後の監視と、止まったときに業務を回す手順は、AI開発の運用体制｜止めない設計と監視で、物流会社の配車部門を例にまとめています。
当日の組み直しを一人に集めない
配車係の負担が大きいのは、前日の配車表づくりよりも、当日の組み直しのことがあります。急な追加の依頼、渋滞による遅れ、車両の故障、ドライバーの体調不良。こうした連絡は、配車係一人に集まりがちです。
| 起きること | 先に決めておくこと |
|---|---|
| 追加の依頼 | どの時刻までの依頼なら当日に受けるか、誰が荷主に返事をするか |
| 遅れ | 何分の遅れから届け先に連絡するか、誰が連絡するか |
| 車両の故障 | 代わりの車をどの順番で探すか、協力会社への依頼の手順 |
| ドライバーの体調不良 | 代わりのドライバーの決め方、拘束時間の確かめ方 |
当日の判断も、決めておける所は先に決めて書いておきます。 決めておいた所はAIが組み直しの候補を出し、配車係は候補から選ぶだけにできます。決めきれない所だけを配車係が判断すると、当日の連絡が一人に集中しにくくなります。
書き出すときに気をつけること
| 気をつけること | 理由 | やり方 |
|---|---|---|
| 記録を評価に使わない | ありのままの記録が集まらなくなる | 目的を説明し、評価には使わないと伝える |
| 取るものを決める | 必要以上の情報を集めない | 配車表・変更の理由・作業の時間に絞る |
| 個人の情報を守る | ドライバーの健康や家庭の事情が含まれることがある | 理由は「体調」など一言にとどめ、見る人を限る |
| ベテランの時間を確保する | 聞き取りは、通常の配車と並行になる | 繁忙の少ない曜日に、短い時間で区切る |
聞き取りは、ベテランの仕事を疑うためのものではありません。ベテランが長く積み上げてきた判断を、会社の財産として残すための作業だと伝えると、協力を得やすくなります。書き出しが進むほど、ベテラン自身も、休みの日に問い合わせを受けることが減っていきます。
二人目の配車係が組めるかを確かめる
ルールと例外がある程度そろったら、二人目の配車係（または配車を手伝う事務の担当者）が、同じ材料で配車を組んでみます。
- 二人目が、書き出したルールとAIの案を使って、翌日の配車表を組めた
- ベテランの配車表と比べて、違う所の理由をベテランに確かめた
- 違いの理由のうち、ルールに足せるものを足した
- 当日の組み直しで、二人目が誰に何を確かめればよいか分かっている
- ベテランが休みの日に、二人目が配車を組む日を決めた
二人目が組めなかった所が、まだ書き出せていない判断です。 その所を聞き取ってルールに足す、をくり返すと、ベテランの判断が少しずつ会社に移っていきます。
当社の進め方
当社の業務改善AIでは、次の形を毎月くり返します。
- パソコンの作業を2週間ほど記録して、配車表づくりや依頼の整理にかかる時間を測ります
- ベテランの配車係のやり方を、本人と一緒に手順書とルールにします
- くり返しの手間は、AIエージェント（手順に沿って作業を進めるAI）が進めます。ドライバーへの指示や荷主への回答など、大事な所は人が確かめます
- 毎月、前の月と比べて減った時間を見ます
- 直す所を直し、ルールを足します
当社自身も、自社のサイトをAIを使って開発・運用しています（2026年11月に数え直した時点で、500ページ超・記事600本超）。AIが下書きを作り、人が確かめて決める形は、自社で毎日使っている形です（自社での実証）。業務の流れを整理する手順は自動化の前に｜業務フローの整理と棚卸し手順に、AIエージェントで作れるものの範囲はAIエージェント開発｜作れるものと限界にまとめています。
料金は、業務改善AIの「一緒に作る」が月300,000円（税抜・最低3か月、以降1か月単位）です。AIの利用料（AIの作業にかかる費用）は実費で、月額とは別にかかります。配車案を作る仕組みなどの開発をまとめて任せたい場合は「開発を任せる」として個別にお見積もりし、お見積もりに合意したあとの追加請求はしません。
相談のときに伝えるとよいこと
| 伝えること | 例 | 何に使うか |
|---|---|---|
| 車両の台数と種類 | 4トン車10台、2トン車5台 | 配車の組み合わせの多さの見立て |
| 配車係の人数 | ベテラン1名、手伝いの事務1名 | 書き出しと二人目の決め方 |
| 配車を組む時間と道具 | 毎日夕方に2時間、表計算とホワイトボード | 減らせる手間の見立て |
| 依頼の受け方 | メール、FAX、荷主の発注の画面 | 依頼の整理をAIに任せる範囲 |
| よく起きる変更や例外 | 当日の追加の依頼、荷待ちの長い届け先 | ルールと例外の書き出しの順番 |
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出典
確認日はいずれも2026-11-15です。
- 厚生労働省「トラック運転者の改善基準告示が改正されています」（リーフレット、2024年12月。山口労働局のサイトに掲載）。令和6年4月1日から適用。1年の拘束時間は3,300時間以内（労使協定により3,400時間以内）、1か月は284時間以内（同310時間以内・年6か月まで）、1日の休息期間は継続11時間以上与えるよう努めることを基本とし9時間を下回らない。自動車運転の業務に年960時間の上限規制が適用
- 経済産業省 中部経済産業局「改正物流効率化法に基づく荷主の対応について」（2026年3月9日。中部運輸局のサイトに掲載）。2025年4月1日に荷主・物流事業者の努力義務（荷待ち時間の短縮、荷役等時間の短縮、積載効率の向上等）と判断基準を施行。2026年4月1日に特定事業者の指定などを施行し、特定事業者のうち荷主には物流統括管理者の選任を義務付け。施行後3年で（2019年度比）荷待ち・荷役時間を年間125時間/人削減する目標