経理の属人化｜月次や請求の仕事を受け継ぐ方法

この記事は、経理の仕事を一人の担当者が長く担っている会社の経営者や管理部門の責任者が、月次の締めや請求の仕事を二人目に受け継ぐ方法を知るための記事です。

経理の属人化は、月次の締めを日程表にし、担当者と一緒に勘定科目の判断の目安と取引先ごとの例外の一覧を書くことから解消していきます。二人目が担当者の隣で1回の締めを回してつまずいた所を書き足し、くり返しの転記や入力はAIに任せます。帳簿や電子取引データの保存の場所とルールも、引き継ぎの対象に入れます。

先に、この記事の要点を4つにまとめます。

1. 経理の属人化は、担当者の落ち度ではありません。長く頼りにされてきた結果、一人で回す形になったものです
2. 一人に集まりやすいのは4つです。締めの順番と期限、勘定科目の判断、取引先ごとの例外、システムの設定とパスワードの管理場所です
3. 受け継ぐ手順は6つです。日程表、測る、判断の目安、例外の一覧、二人目が回す、AIに任せる、の順に進めます
4. AIには下書きを任せ、確定は人がします。支払いの実行や金額の確定、決算の判断は人が確かめます

この記事は、経理の仕事の受け継ぎ方を扱います。経理の作業をAIで自動にする仕組みの種類と費用は、経理業務のAI自動化開発｜請求書処理・仕訳下書き・月次集計の費用と進め方にまとめています。

経理の属人化とは

経理の属人化とは、締めの段取りや仕訳の判断、取引先ごとの請求の決まりが、一人の担当者の頭の中にだけある状態のことです。属人化（ぞくじんか）は、仕事のやり方が特定の人にしか分からない状態を指します。意味と原因、ほかの部門の例は、属人化とは｜意味・原因と、仕事を止めない解消の考え方にまとめています。

経理は、毎月同じ時期に同じ仕事をくり返し、期限も決まっています。担当者は経験を重ねるほど手早く正確になり、周りもその人に任せるようになります。こうして、頼もしさの裏で、その人がいないと締めが進まない形ができあがります。経理の仕事ごとに、一人に集まりやすいことをまとめます。

経理が属人化しやすい理由

経理が属人化しやすいのは、次の4つの性質があるからです。

1. 期限が決まっている：締めや支払いには期限があり、教えながら進める時間を取りにくい
2. 例外が多い：取引先ごとに締め日や請求書の形式が違い、その一覧が担当者の頭の中にある
3. 年に1回の仕事がある：決算や年末の手続きのように、まれにしか来ない仕事は手順が残りにくい
4. 決まりが変わる：インボイス制度や電子取引データの保存のように、決まりが変わるたびに担当者がやり方を直してきた

インボイス制度（適格請求書等保存方式）は2023年10月1日に始まり、仕入税額控除を受けるには、決まった事項を書いた帳簿と、適格請求書（インボイス）などの保存が要件になりました。適格請求書を交付する側にも、交付した適格請求書の写しを保存する義務があります（出典1）。こうした変化に、担当者が一人で対応してきた会社では、なぜ今のやり方になっているのかを知る人がほかにいないことがあります。

経理の仕事を受け継ぐ6つの手順

全体の流れを表で示します。

手順1：締めの日程表を作る

最初に、月次の締めの作業を日程表にします。担当者に「月末から翌月のいつまでに、何をしていますか」と聞きながら、日付の順に並べます。

上の表は形の例です。実際の日付や作業は、会社ごとに違います。日程表にすると、担当者がふだん頭の中で回している順番が、だれにでも見えるようになります。

手順2：作業を測る

次に、どの作業に何分かかっているかを測ります。経理の仕事は月末や月初に山があるため、締めの時期を含めて測ります。パソコンの作業を記録すると、聞き取りでは抜けやすい短い転記や確かめの作業まで見えます。

当社が作った見本では、ある事務担当の1日を測ると、受注入力45分・請求の転記27分・経費の入力22分で、くり返しの手作業が合わせて94分ありました。AIに任せた後は23分になると見立てています（作り話のデータで作った見本での、当社の見立てです）。このように作業ごとに分けると、どこを受け継ぎ、どこをAIに任せるかを決めやすくなります。

手順3：判断の目安を本人と書く

経理でいちばん受け継ぎにくいのは、判断の部分です。とくに、どの勘定科目に入れるかの判断は、担当者の経験に頼っていることが多くあります。担当者と一緒に、よく迷う取引から書いていきます。

上の表は書き方の例で、どの科目に入れるかは会社の決まりと顧問の税理士の助言に合わせます。大事なのは、担当者が「何を見て決めているか」と「迷ったらだれに聞くか」を書き残すことです。判断の目安には、教えてくれた担当者の名前も残します。

手順4：取引先ごとの例外の一覧を作る

取引先ごとの違いは、経理の属人化のいちばん大きな原因です。次のような項目を、取引先ごとに一覧にします。

• 請求の締め日と、請求書を送る日
• 請求書の形式（取引先の指定の形式か、自社の形式か）
• 送り方（郵送、メール、取引先のシステムへの登録）
• 支払いの条件（支払日、振込の手数料の扱い）
• 振込名がふだんと違う場合の、取引先との対応

一覧は、取引先が増えたり条件が変わったりするたびに更新します。更新の担当と、更新した日を書いておきます。

手順5：二人目が1回の締めを回す

日程表と手順書ができたら、二人目の担当が、担当者の隣で1回の締めを回します。担当者は手を出さずに見守り、二人目が迷った所や、手順書に書いていない作業をした所を書き留めます。締めが終わったら、二人で手順書を直します。

二人目は経理の専任でなくてもかまいません。総務や営業事務の人が、一部の作業を回せるようになるだけでも、担当者が休んだときに締めが止まるおそれは小さくなります。

手順6：くり返しの作業をAIに任せる

手順が決まったくり返しの作業は、AIエージェント（決められた手順に沿って、作業を順に進めるAI）に任せられます。紙やPDFの請求書から文字を読み取る仕組みの選び方は、AI-OCR導入の判断｜精度と確認工数で扱っています。

AIに任せる所と、人が確かめる所

AIには下書きを任せ、確定は人がします。 支払いの実行や金額の確定、決算や税金の判断を、AIの作業だけで終わらせることはしません。

保存のルールと置き場所も引き継ぐ

経理の引き継ぎでは、書類やデータをどこに、どの形で、いつまで保存しているかも引き継ぎます。国税庁の案内では、法人は帳簿と取引に関する書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があり、青色申告で欠損金が生じた事業年度などは10年間になります（出典2）。電子で受け取った請求書や領収書などのデータ（電子取引データ）も、それぞれの税法で決められた期間のあいだ保存する必要があります（出典3）。

細かい扱いは会社の状況で変わるため、顧問の税理士にも確かめたうえで書き残します。

経理の引き継ぎで抜けやすいことのチェックリスト

1. 年に1回や数か月に1回の仕事（決算の準備、年末の手続き、更新の届け出など）が一覧に入っている
2. 取引先ごとの締め日・請求書の形式・送り方・支払いの条件が一覧になっている
3. 勘定科目の判断の目安と、迷ったときの聞き先が書いてある
4. 会計ソフトや銀行のシステムの設定と、パスワードの管理の場所が分かる（パスワードそのものは手順書に書かない）
5. 支払いの承認の流れと、承認する人が書いてある
6. 書類とデータの保存の場所・形・期間が書いてある
7. 二人目が、担当者の隣で1回の締めを回した

担当者を責めずに進めるために

経理の引き継ぎの話は、担当者にとって「自分の仕事ぶりに問題があるのか」「自分がいなくてもよくなるのか」と受け取られることがあります。経理が一人に集まったのは、その人が正確で、期限を守り、頼りにされてきたからです。その頼もしさの裏で、締めの時期に休めない、相談できる人がいない、という負担を一人で背負ってきたことも少なくありません。

始めるときは、目的が「担当者が安心して休めるようにすること」と「締めの時期の負担を分けること」であることを、経営者や責任者が言葉にして伝えます。書き残した手順や判断の目安には本人の名前を残し、判断が要る仕事はこれからも本人の得意として任せます。得意を一人の重荷にせず、会社として受け継ぐための取り組みだと伝わると、担当者も書き残す作業に前向きになりやすくなります。

当社に頼む場合

当社の業務改善AIは、パソコンの作業を2週間ほど記録して測り、経理の担当者のやり方を本人と一緒に手順書にし、転記や入力などのくり返しの手間をAIエージェントが進める形で進めます。支払いや金額の確定など大事なところは人が確かめ、毎月、前の月と比べて減った時間を見て、手順を直したり足したりします。

料金は、一緒に作る形が月額300,000円（税抜・最低3か月、以降1か月単位）です。AIの利用料（AIの作業にかかる費用）は実費で、月額とは別にかかります。開発を任せる形（AI開発）は個別にお見積もりし、お見積もりに合意したあとの追加請求はしません。詳しくは業務改善AIにまとめています。

相談のときに伝えるとよいこと

関連記事

• 経理業務のAI自動化開発｜請求書処理・仕訳下書き・月次集計の費用と進め方
• AI-OCR導入の判断｜精度と確認工数
• 自動化の前に｜業務フローの整理と棚卸し手順
• 属人化のリスク｜担当者の退職や休みで止まる仕事
• 業務の引き継ぎ｜引き継ぎ書の作り方と抜けの防ぎ方

出典

確認日はいずれも2026-11-15です。

1. 国税庁「No.6498 適格請求書等保存方式（インボイス制度）」（令和8年4月1日現在法令等）（確認日：2026-11-15）。令和5年10月1日から適格請求書等保存方式が始まり、一定の事項が記載された帳簿と適格請求書等の保存が仕入税額控除の要件になったこと。適格請求書発行事業者は、交付した適格請求書等の写しを保存する義務があること
2. 国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」（令和8年4月1日現在法令等）（確認日：2026-11-15）。法人は帳簿と取引に関する書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する。青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた事業年度などは10年間
3. 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（2025年6月）（確認日：2026-11-15）。問17：電子取引データについても、それぞれの法律で定められた期間保存する必要があること。バックアップデータの保存は法令上の要件ではないが、保存期間を通じて適切に保存するために望まれること