業務の引き継ぎは、引き継ぎ書を作り、前任と後任が一緒にやり、後任がやるのを前任が見て、後任が一人でやる、の4段階で進めます。 引き継ぎ書には、仕事の一覧・手順・判断の基準・関係者・権限を書きます。抜けやすいのは、年に数回しかない仕事、判断の理由、権限と認証情報、人とのつながりの4つで、点検表で一つずつ確かめます。
この記事は、担当者の退職や異動、育児休業などで仕事を引き継ぐことになった管理職や担当者に向けた記事です。当社の業務改善AIの内容は業務改善AIにまとめています。
業務の引き継ぎとは
業務の引き継ぎとは、ある人が担当していた仕事を、別の人が同じ品質で続けられるように、やり方と情報を渡すことです。引き継ぎ書とは、そのやり方と情報を書き出した文書のことです。
引き継ぎが難しくなるのは、前任がその仕事を得意としていた場合です。 長く担当してきた人ほど、手順の中に、言葉にしていない判断が入っています。前任にとっては当たり前のことが、後任には分からない。これが、引き継ぎの抜けの多くを生みます。
前任が得意だったからこそ、仕事はその人の中で回っていました。引き継ぎは、その得意を後任にも使える形に移す作業です。前任のやり方を疑うのではなく、前任の積み上げを会社に残す作業だと考えると、前任も協力しやすくなります。
引き継ぎが必要になる場面は増えている
引き継ぎは、退職のときだけのものではありません。
| 場面 | 数字 | 出典 |
|---|---|---|
| 退職 | 2025年の離職率は13.7% | 厚生労働省『令和7年雇用動向調査結果の概況』 |
| 育児休業 | 令和7年度調査の育児休業取得率は、男性50.9%、女性88.3% | 厚生労働省『令和7年度雇用均等基本調査』 |
| 年次有給休暇 | 2024年の1人あたりの取得日数は12.1日、取得率は66.9% | 厚生労働省『令和7年就労条件総合調査の概況』 |
男性の育児休業取得率は、前回調査の40.5%から50.9%に上がりました。年次有給休暇の取得日数と取得率も、1984年以降で最も高い水準です。休みを取りやすい職場になるほど、仕事を人に渡す場面は増えます。 引き継ぎを、退職のたびに慌てて行う特別な作業ではなく、ふだんから備えておく仕事として考えることが大切です。
引き継ぎ書に書く7つの項目
| 項目 | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
| 仕事の名前と目的 | 何のための仕事か、やらないと誰が困るか | 月次の売上集計。経営会議の資料になる |
| 周期と期限 | 毎日・毎週・毎月・年に数回のどれか、締めの日 | 毎月第3営業日の正午まで |
| 手順 | 作業の順番、使う画面、ファイルの場所 | 販売管理から出力し、表計算の集計表に貼る |
| 判断の基準 | 迷ったときにどう決めるか | 金額が合わないときは、先に返品の伝票を確かめる |
| 関係者と連絡先 | 誰から受け取り、誰に渡すか。困ったときに誰に聞くか | 営業部から受注の一覧を受け取る |
| 道具と権限 | 使うシステム、必要な権限、認証情報の保管場所 | 会計ソフトの承認の権限。保管場所は会社のパスワード管理ツール |
| 過去のつまずき | 以前に起きた間違いと、そのときの対処 | 月末が休日の月は、締めの日が前にずれる |
手順だけの引き継ぎ書は、ふだんの仕事は回っても、いつもと違うことが起きたときに止まります。 判断の基準と過去のつまずきを書いておくと、後任が自分で判断できる場面が増えます。
最初に作る「仕事の一覧」
7つの項目を書く前に、引き継ぐ仕事の一覧を作ります。周期ごとに分けると、抜けを見つけやすくなります。
| 周期 | 仕事の例 | 一覧に書くこと |
|---|---|---|
| 毎日 | 受注の入力、入金の確認 | 仕事の名前、1回の時間、締めの時刻 |
| 毎週 | 週報の集計、在庫の確認 | 仕事の名前、曜日、渡す相手 |
| 毎月 | 月次の締め、請求書の発行 | 仕事の名前、締めの日、関係者 |
| 年に数回 | 決算の準備、棚卸し、契約の更新、年末の手続き | 仕事の名前、時期、前回の記録の場所 |
| 不定期 | 取引先の追加、問い合わせへの対応 | きっかけ、受け付ける窓口 |
引き継ぎ書の記入例
1つの仕事について、7つの項目を埋めると次のようになります（架空の例です）。
| 項目 | 記入の例（月次の売上集計） |
|---|---|
| 仕事の名前と目的 | 月次の売上集計。毎月の経営会議で、部門ごとの売上と前年との差を見るために使う |
| 周期と期限 | 毎月。第3営業日の正午までに経営企画に渡す |
| 手順 | 販売管理から前月の売上を出力し、集計表の「元データ」に貼る。部門ごとの合計を確かめ、前年の同じ月と比べる |
| 判断の基準 | 前年との差が大きい部門は、営業部に理由を一言もらってから渡す |
| 関係者と連絡先 | 出力の権限は経理部長。理由の確認は営業部の課長。渡す先は経営企画 |
| 道具と権限 | 販売管理の出力の権限、集計表の保存場所（共有フォルダの「月次」） |
| 過去のつまずき | 返品が月をまたいだ月は、売上が二重に数えられたことがある。返品の一覧と突き合わせる |
「判断の基準」と「過去のつまずき」の欄が埋まっているかが、引き継ぎ書の出来を分けます。 ここが空いている引き継ぎ書は、前任にもう一度聞く所が残っているということです。
引き継ぎの進め方
4つの段階
- 書き出す：前任が仕事の一覧を作り、仕事ごとに引き継ぎ書を書きます
- 一緒にやる：前任がやるのを後任が横で見て、引き継ぎ書と違う所を直します
- 後任がやって前任が見る：後任が引き継ぎ書を見ながらやり、前任が横で確かめます
- 後任が一人でやる：後任が一人でやり、困ったときに聞ける相手を決めておきます
2つ目の段階で、引き継ぎ書を直すのが大切です。 前任が実際にやるのを見ると、書かれていない手順や判断が見つかります。その場で書き足していくと、引き継ぎ書がそのまま使える形になっていきます。
場面ごとの期間の考え方
| 場面 | 期間の考え方 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 退職 | 最終出社日から逆算し、最も周期の長い仕事を一緒に1回やれる期間を取る | 有給休暇の消化で、実際に一緒にいられる日が短くなる |
| 異動 | 異動後も聞ける関係があるため、3つ目の段階を短くできる | 異動先の仕事が始まると、聞きにくくなる |
| 育児休業 | 休業の予定が分かった時点で書き出しを始める | 予定より早く休みに入ることがあるため、書き出しを早めに終える |
| 急な病気や長い休み | 前もって準備できないことがある | ふだんから引き継ぎ書を作っておく |
最も周期の長い仕事に合わせて期間を取るのが基本です。 月次の締めを引き継ぐなら、少なくとも1回の締めを一緒にやれる期間が要ります。年に数回の仕事は、一緒にやれないことが多いため、前回の作業のファイルと手順書を厚めに残します。
抜けやすい所の点検表
引き継ぎ書ができたら、次の点検表で一つずつ確かめます。
| 区分 | 確かめること | 確かめ方 |
|---|---|---|
| 年に数回の仕事 | 決算、棚卸し、契約の更新、年末の手続きなどが一覧に入っているか | 過去1年のカレンダーとメールを見返す |
| 年に数回の仕事 | その仕事の前回の記録が残っているか | 前回の作業のファイルを引き継ぎ書に添える |
| 判断の理由 | 「なぜそうするか」が書かれているか | 後任に、手順の理由を説明してもらう |
| 判断の理由 | 例外のときの扱いが書かれているか | 過去のつまずきを、前任に3つ挙げてもらう |
| 権限 | 後任に必要な権限が付いているか | 後任のアカウントで、実際に操作してみる |
| 権限 | 前任の権限を外す日が決まっているか | 外す日と担当を決めて記録する |
| 認証情報 | 共有のアカウントの認証情報の保管場所が分かるか | 保管場所の名前を書き、後任が開けるか確かめる |
| 契約と支払い | 前任の名前で契約しているサービスが無いか | 請求の届き先を一覧にする |
| 関係者 | 社内外の主な関係者に、後任を紹介したか | 主な相手に、後任の名前を連絡する |
| 関係者 | 前任あての連絡の行き先を決めたか | メールの転送と、取引先への案内を決める |
| ファイル | 前任のパソコンの中だけにあるファイルが無いか | 共有の保存場所に移す |
| 進行中の仕事 | 途中の案件と、次にやることが分かるか | 案件ごとに、状態と次の一手を書く |
表の中で、とくに抜けやすいのは「年に数回の仕事」と「前任の名前で契約しているサービス」です。 どちらも、ふだんの仕事の中では目に入らないためです。
最後に、後任と前任がそろって次の点を確かめると、引き継ぎの終わりがはっきりします。
- 仕事の一覧のすべてに、引き継ぎ書がある
- 毎日・毎週・毎月の仕事を、後任が一人でやれた
- 年に数回の仕事の時期と、前回の記録の場所を、後任が知っている
- 後任に必要な権限が付き、前任の権限を外す日が決まっている
- 主な関係者に、後任を紹介した
- 引き継ぎ後に困ったとき、誰に聞くかが決まっている
後任の側でできること
引き継ぎは、前任だけの仕事ではありません。後任が次のことをすると、抜けが見つかりやすくなります。
- 分からない言葉に印を付ける：引き継ぎ書を読み、意味の分からない言葉や略語に印を付けて、前任に聞きます
- 自分の言葉で説明してみる：手順を前任に説明し直すと、理解が違っている所が分かります
- 「なぜ」を聞く：手順の理由を聞いておくと、いつもと違うことが起きたときに判断しやすくなります
- 聞いたことを書き足す：前任から聞いたことは、その場で引き継ぎ書に書き足します
よくあるつまずき
| つまずき | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 引き継ぎ書を渡して終わる | 書かれていない手順で止まる | 一緒にやる段階で、引き継ぎ書を直す |
| 最終日の直前に始める | 年に数回の仕事や関係者の紹介が抜ける | 仕事の一覧を最初の週に作る |
| 前任一人に書かせる | 前任の負担が大きくなり、書き出しが進まない | 話した内容から、ほかの人やAIが下書きする |
| 権限を後回しにする | 後任が操作できず、前任のアカウントを使い続ける | 一緒にやる段階の前に、後任の権限を付ける |
AIの使いどころ
| 仕事 | AIに任せる所 | 人が確かめる所 |
|---|---|---|
| 引き継ぎ書の下書き | 前任が作業しながら話した録音から、手順の下書きを作る | 前任が直して確定する |
| 関係者の一覧 | 過去のメールのやり取りから、関係者と用件の一覧を作る | 載せてよい相手か |
| 年に数回の仕事の洗い出し | 過去1年のメールやカレンダーから、周期の長い仕事の候補を出す | 抜けが無いか |
| 抜けの点検 | 引き継ぎ書を点検表の項目で読み、書かれていない所を挙げる | 挙がった所を埋める |
| 後任の質問 | 引き継ぎ書をもとに、後任の質問に一次回答する | 引き継ぎ書に無い質問への回答 |
前任の負担を減らすことが、AIを使う大きな理由です。 退職や休みの前は、ふだんの仕事に引き継ぎが重なり、前任の負担が大きくなります。話した内容から下書きを作る部分をAIに任せると、前任は中身の確認に時間を使えます。
使うときは、次の点に気をつけます。
- 社外秘の情報を扱うため、入力した情報がAIの学習に使われない設定や契約になっているかを確かめる
- お客様の個人情報は、引き継ぎに必要な範囲にとどめる
- AIが作った下書きは、前任が読んで直してから引き継ぎ書にする
- 後任の質問へのAIの答えが引き継ぎ書と食い違ったら、引き継ぎ書を直す
引き継ぎをくり返さないために
引き継ぎのたびに一から書き出すのは、前任にとっても後任にとっても大きな負担です。ふだんから仕事を手順書にしておけば、引き継ぎは、手順書を確かめて一緒にやる作業に変わります。
手順書を作るには、まず仕事を測って一覧にするのが近道です。当社の「AI化の候補レポート」の見本（作り話のデータで作った見本）では、ある事務担当の1日のくり返しの手作業を、受注入力45分・請求の転記27分・経費の入力22分、合わせて94分と書き出し、AIに任せた後の見立てを23分としています（当社の見立てで、実際に測った数字ではありません）。こうした一覧は、そのまま引き継ぎ書の「仕事の一覧」の土台になります。
業務の流れを整理する手順は自動化の前に｜業務フローの整理と棚卸し手順に、仕組みが止まったときに業務を回す手順はAI開発の運用体制｜止めない設計と監視に、外注先を変えるときに受け取っておくものはAI開発の引き継ぎ｜外注先を変えるときの納品物にまとめています。
当社の進め方
当社の業務改善AIでは、次の形を毎月くり返します。引き継ぎの前だけでなく、ふだんから手順書が増えていく形です。
- パソコンの作業を2週間ほど記録して、仕事の一覧と時間を測ります
- 得意な人のやり方を、本人と一緒に手順書にします
- くり返しの手間は、AIエージェント（手順に沿って作業を進めるAI）が進めます。お客様への送信や金額の確定など、大事な所は人が確かめます
- 毎月、前の月と比べて減った時間を見ます
- 直す所を直し、手順書を足します
料金は、業務改善AIの「一緒に作る」が月300,000円（税抜・最低3か月、以降1か月単位）です。AIの利用料（AIの作業にかかる費用）は実費で、月額とは別にかかります。引き継ぎ書づくりを助ける仕組みなどの開発をまとめて任せたい場合は「開発を任せる」として個別にお見積もりし、お見積もりに合意したあとの追加請求はしません。
相談のときに伝えるとよいこと
| 伝えること | 例 | 何に使うか |
|---|---|---|
| 引き継ぐ仕事と部門 | 経理の月次の締めと請求 | 手順書にする仕事の絞り込み |
| 引き継ぎまでの期間 | 最終出社日まで2か月 | 進め方の段取り |
| 今ある手順書 | 一部の仕事だけ、古い手順書がある | 書き出しの量の見立て |
| 前任と後任 | 前任は10年担当、後任は入社2年目 | 書き出しの細かさの決め方 |
| 使っているツール | 会計ソフト、販売管理、表計算 | 権限と認証情報の確かめの範囲 |
関連記事
出典
確認日はいずれも2026-11-15です。
- 厚生労働省「令和7（2025）年雇用動向調査結果の概況」（2026年8月31日）。令和7年の離職率は13.7%、入職率は14.7%
- 厚生労働省「令和7年度雇用均等基本調査 事業所調査結果概要」。令和5年10月1日から令和6年9月30日までの1年間に配偶者が出産した男性のうち、令和7年10月1日までに育児休業（産後パパ育休を含む）を開始した者の割合は50.9%（前回調査40.5%）。同じ期間に出産した女性の育児休業取得率は88.3%（同86.6%）
- 厚生労働省「令和7年就労条件総合調査の概況」（2025年12月19日）。令和6年1年間の年次有給休暇の労働者1人平均付与日数は18.1日、取得日数は12.1日、取得率は66.9%で、いずれも昭和59年以降で最も多い・高い